Все обязанности офис-менеджера: что нужно знать, если вы хотите работать по этой специальности

Примерная структура должностной инструкции офис-менеджера

Скачать форму должностной инструкции

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что в должностной инструкции офис-менеджера должны быть следующие разделы:

  1. Общие положенияВ этом разделе обычно описываются:

    • название должности (офис-менеджер);
    • непосредственная подчиненность (здесь же указывается, кто отвечает за прием и увольнение сотрудника);
    • категория должности (специалист);
    • квалификационные требования, к которым обычно относят уровень образования, опыт работы, а также описание навыков и знаний, которые хотелось бы видеть у кандидата на должность;
    • наличие подчиненных;
    • порядок замещения;
    • перечень нормативных актов, инструкций и правил, которые должен знать сотрудник и которыми он должен руководствоваться в своей деятельности.
  2. ПраваВ этот раздел включаются права, которыми наделяется офис-менеджер. Например, он может:

    • запрашивать информацию у других сотрудников;
    • знакомиться с решениями руководителя;
    • передавать руководителю свои предложения по улучшению рабочего процесса;
    • требовать от руководителя оказывать содействие в выполнении своих должностных обязанностей;
    • самостоятельно решать вопросы приема незапланированных посетителей;
    • требовать от сотрудников представления отчетности в установленной форме.
  3. Должностные обязанностиДанный раздел определяет перечень обязанностей, которые должен выполнять сотрудник в рамках своей трудовой деятельности. Обычно на офис-менеджера возлагаются:

    • выполнение заданий руководителя в рамках должностной компетенции;
    • организация приема посетителей;
    • ведение учета рабочего времени сотрудников офиса;
    • оформление командировочных документов и прием отчетов о командировке;
    • прием входящей корреспонденции и распределение ее между сотрудниками;
    • организация документооборота между сотрудниками офиса, а также с контрагентами;
    • учет договоров с контрагентами;
    • снабжение офисных работников канцелярскими и другими расходными материалами.
  4. ОтветственностьВ этом разделе перечисляются виды ответственности, к которой может быть привлечен офис-менеджер (однако здесь не принято указывать конкретные санкции). Так, офис-менеджер может быть привлечен:

    • к дисциплинарной ответственности — за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих трудовых обязанностей;
    • административной или уголовной ответственности — за совершение соответствующих проступков;
    • материальной ответственности — за нанесенный им ущерб (в пределах, установленных гражданским и трудовым законодательством).

Таким образом, должностная инструкция офис-менеджера отображает все те права и обязанности, которые отводит сотруднику работодатель, т. к. отношении этой должности именно работодатель решает, что должен делать сотрудник. Пока должность офис-менеджера не включена в квалификационный справочник, по ней нет каких-либо рекомендованных квалификационных требований или унифицированных должностных обязанностей. Это означает, что при составлении инструкции можно использовать практически любой из образцов, размещенных в Сети — в том числе и тот, что имеется на нашем сайте.

Требования и качества

Чтобы занять должность офис-менеджера, кандидат должен иметь ключевые навыки, необходимые для выполнения этой работы, а также обладать определёнными личными и профессиональными качествами.

Личные

Личные качества человека – это биологические и социальные компоненты, составляющие его личность. Биологические компоненты человек получает от природы, своих родителей и предков в виде определённого набора генов. Социальный компонент – это та социальная среда, в которой рос и воспитывался человек.

Оба эти компонента формируют характер и личность, наделяя индивидуума определёнными качествами, как хорошими, так и отрицательными. Собрав вместе все черты личности человека, можно получить объективный достоверный психологический портрет.

К положительным качествам личности можно отнести такие черты характера, как:

  • честность;
  • упорство в достижении поставленной цели;
  • внимательность;
  • самодисциплина;
  • ответственность и организованность;
  • трудолюбие, усидчивость;
  • внутреннее благородство;
  • объективность;
  • коммуникабельность, вежливость, доброжелательное отношение к людям;
  • собранность, целеустремлённость, внимательность, пунктуальность;
  • бесконфликтность, умение разрешать спорные ситуации между сотрудниками, оптимизм и позитив во всём;
  • расторопность, сообразительность, услужливость;
  • активность, амбициозность.

За каждым этим качеством личности стоит психологическое и эмоциональное воспитание человека, его наследственность, социальная среда, в которой он вырос.

К отрицательным качествам личности можно отнести:

  • несобранность, невнимательность;
  • депрессивный взгляд на жизнь, отсутствие оптимизма;
  • неумение вовремя собраться с мыслями и последовательно решать поставленные задачи;
  • агрессивный характер;
  • склонность к сплетням и интригам.

Деловые

Деловые качества человека – это его способность выполнять определённые трудовые задачи и функции.

По деловым качествам можно судить, насколько эффективно соискатель сможет организовать свой рабочий процесс, насколько качественно будет выполнять возложенные на него трудовые обязанности. Чтобы успешно руководить офисом, соискатель должен обладать, помимо знаний и умений, определёнными деловыми качествами, к которым относятся:

  • образование, уровень квалификации;
  • опыт работы;
  • быстрая обучаемость, адаптация в новых условиях;
  • требовательность к себе и другим;
  • умение работать в условиях многозадачности, одновременно решать сразу несколько вопросов;
  • аналитическое мышление, способность гибко и нестандартно мыслить, делать правильные выводы, обобщать;
  • деловая хватка;
  • лидерские качества;
  • готовность работать сверхурочно;
  • ораторские способности, дипломатичность и умение убеждать;
  • навыки делового общения.

Профессиональные

Профессиональные качества человека – это совокупность личных и деловых качеств, плюс все те навыки, которые он успел приобрести на протяжении своей карьеры. В своей профессиональной деятельности офис-менеджер должен:

  • обладать определёнными знаниями, навыками и умениями в области офис-менеджмента;
  • профессионально применять свои знания и умения на практике;
  • уметь работать с документами, знать принципы организации документооборота, правила формирования архива;
  • быть уверенным пользователем компьютера и другой офисной техники;
  • досконально знать процесс документооборота, работать с входящей и исходящей почтой, знать правила её регистрации, вовремя доводить резолюции руководителя до структурных подразделений, следить за сроками исполнения сотрудниками компании отписанных им документов, отправлять исходящую корреспонденцию почтой или курьером;
  • иметь навыки административного управления;
  • уметь быстро печатать, знать принципы и правила составления тех или иных документов (приказы, распоряжения, инструкции, указы);
  • оперативно распоряжаться полезными знаниями (контакты аварийных служб, электрика, сантехника, службы доставки обедов);
  • знать иностранные языки (не всегда), хотя в некоторых компаниях знание определённого иностранного языка – главное условие для кандидата, и этом случае офис-менеджер должен свободно говорить, читать и писать на иностранном языке;
  • уметь грамотно говорить и писать, излагать свои мысли хорошим литературным языком;
  • владеть навыками делового этикета.

Образование

Приказом Минтруда России от 02.02.2018 № 49н утвержден профессиональный стандарт «Специалист административно-хозяйственной деятельности», который предусматривает должность с наименованием «офис-менеджер». В отношении такой должности законодательство не предусматривает компенсаций, льгот и каких-либо ограничений, в том числе квалификационных. Соответственно, требования к образованию кандидатов выставляет работодатель.

При отборе резюме офис-менеджера чаще предпочитают людей с высшим гуманитарным образованием, знанием ПК и иностранного языка, особенно если компания работает с иностранными партнерами. Могут быть предъявлены и совершенно другие требования, которые изложены в тексте вакансии, например:

  • наличие знаний правил деловой переписки и этикета;
  • навыки договорной работы;
  • умение вести телефонные переговоры и т. д.

При заполнении этого блока указывайте последовательно годы обучения, название образовательной организации и полученную квалификацию.

Обязанности и функции в компании

Поскольку работа офис-менеджера включает в себя организаторские, информативные и административные действия, в его должностные обязанности входят определённые функциональные задачи. Именно в этом и заключается занятость и сущность деятельности офис-менеджера, который должен:

  • подготовить работу офиса к новому рабочему дню: проверить работу телефонов, компьютеров и оргтехники, наличие расходных материалов (бумага, заправленные картриджи для принтера);
  • контролировать, следить за чистотой в офисных помещениях, соблюдением санитарных норм (полноценное освещение, вентиляция, температурный режим в помещениях), проверять работу сплит-систем;
  • своевременно закупать канцелярские товары и вовремя обеспечивать ими работников офиса;
  • заказывать питьевую воду, моющие средства, туалетную бумагу, салфетки;
  • контролировать текущий документооборот: подготавливать необходимые документы, отчётность, рабочие материалы, необходимые для полноценной работы офиса, решать другие рабочие моменты и задачи;
  • ежедневно осуществлять контроль за работой водителя и курьера;
  • согласно указаниям руководителя, офис-менеджер занимается распределением обязанностей среди сотрудников, ставит перед ними задачи, доводит до их сведения нужную рабочую информацию, определяет уровень их ответственности, анализирует эффективность полученного результата;
  • рассчитывать и составлять смету ежемесячных финансовых расходов на содержание офиса, контролировать её исполнение;
  • вести табель учёта рабочего времени, количество дней и часов, отработанных каждым сотрудником в рамках календарного месяца, вовремя передавать табель в бухгалтерию для начисления заработной платы;
  • контролировать соблюдение трудовой дисциплины: по факту опозданий, раннего ухода с работы, прогулов работников ставить в известность руководство компании, вести учёт нарушений и несоблюдения дресс-кода;
  • организовывать встречи, регистрировать и помогать посетителям в решении их вопросов.

К основным компетенциям офис-менеджера относятся подготовка и проведение переговоров, совещаний, собраний:

  • он должен осуществлять подготовку всех необходимых материалов, обеспечивать явку на мероприятия всех заинтересованных лиц, вести протокол заседания;
  • вести переписку с клиентами и партнёрами фирмы, делать рассылку материалов;
  • работать с входящей и исходящей офисной корреспонденцией, регистрировать её, заниматься отправкой;
  • оказывать помощь и содействие сотрудникам в решении конфликтных и спорных ситуаций;
  • координировать работу офиса по завершении рабочего дня, проверять офисную технику, освещение, сплит-системы, кондиционеры на предмет их отключения от электропитания;
  • в некоторых случаях офис-менеджер отвечает за поиск и наём новых работников (размещает информацию о нужных вакансиях на специальных сайтах, просматривает резюме, осуществляет предварительный отбор соискателей, проводит собеседование);
  • письменно или по телефону информирует потенциальных клиентов о стоимости товаров и услуг согласно прайс-листу;
  • консультирует о расположении отделов компании, их функциях;
  • ведёт базу клиентов предприятия;
  • выполняет обязанности по ведению сайта, размещению рекламы о товарах и услугах, заказывает сувенирную продукцию, полиграфию, распространяет информационные материалы.

Личные качества офис-менеджера и общие требования к кандидатам

Офис-менеджер

Все директивы руководства, адресованные сотруднику, исполняются в кратчайшие сроки. По этой причине от кандидата требуют, чтобы он был ответственным и исполнительным, пунктуальным. При этом не менее важны умственные способности кандидата: отличная память и умение сконцентрироваться на проблеме.

Человек, стремящийся занять эту привлекательную должность, осознает, что будет лицом компании, поэтому здесь ему придется проявлять все свои коммуникативные навыки. Он должен проявлять доброжелательность по отношению к посетителям и клиентам компании.

Очень важное условие для принятия на эту должность: кандидату необходимо обладать грамотной речью, знать и применять основы деловой этики, уметь организовывать и вести деловые переговоры. Какие личные навыки нужно сотруднику развивать в себе, чтобы добиться успеха на офисном поприще?

Какие личные навыки нужно сотруднику развивать в себе, чтобы добиться успеха на офисном поприще?

Плюсы и минусы профессии

В любой работе есть свои преимущества и недостатки. Но то, что является недостатком для одного человека, будет плюсом для другого. Это надо понимать. Например, работа продажника подразумевает постоянное общение с людьми. И кому-то это дается легко, а кого-то напрягает. Поэтому стоит ориентироваться на свои особенности.

Что я отношу к плюсам работы:

  1. Неограниченный уровень дохода, который чаще всего складывается из зарплаты и процентов с продаж.
  2. Востребованность практически в любой сфере. Вы можете продавать то, что хотите, работать в большой или маленькой компании.
  3. Довольно быстрый рост доходов и продвижение по карьерной лестнице, если вы успешно справляетесь со своими задачами.
  4. Различные привилегии для лучших продажников компании.
  5. Расширение круга общения. Так вы постепенно обзаведетесь полезными контактами в своей отрасли.

Минусы:

  1. Общения на работе иногда бывает слишком много даже для очень общительного человека.
  2. Всегда есть трудности, проблемы и много стрессов: то подрядчик некачественно выполнил работу, то клиент что-то недопонял. А все шишки сыпятся чаще всего на менеджера.
  3. Часто ненормированный график: хороший продажник на связи и вечером, и в выходные, и в отпуске.

Оплата труда

Зарплата на 18.05.2021

Россия 25000—60000 ₽

Москва 35000—90000 ₽

Заработная плата этого специалиста зависит от его знаний, умений и компании, в которой он работает. Работа профессионалов, закончивших курсы и знающих иностранный язык, оплачивается в 2-3 раза выше, чем работа рядовых секретарей.

Карьера

Представители рассматриваемой профессии постоянно обучаются, а получение новых знаний и опыта влечет за собой карьерный рост. Офис-менеджер может получить должность личного помощника руководителя, утроиться на работу в крупную международную компанию, где заработная плата на 100% процентов выше, чем в обычном офисе.

Профессиональные знания

  1. Знание основ делопроизводства (прием/отправка писем, составление отчетов, прием звонков и их фиксирование, передача документов в архив и многое другое).
  2. Знание компьютерных программ, в частности умение работать с Microsoft Word Online и Microsoft Office Excel.
  3. Умение работать в «1С:Предприятие».
  4. Умение использовать офисную технику (сканер, принтер, факс, ксерокс и другое оборудование).
  5. Знание английского языка.

Недостатки профессии офис-менеджера

Говоря о недостатках профессии офис-менеджера, в первую очередь необходимо отметить утомительность трудового процесса. Дело в том, что работа этого специалиста практически всегда сопровождается огромным объемом организационных вопросов, большинство из которых нужно решать в срочном порядке, здесь и сейчас. А это частые стрессовые ситуации, нервное напряжение, физические нагрузки и постоянный контроль над собой и окружающими.

Кроме того, офис-менеджерам приходится совмещать сразу несколько «посторонних» должностей: кто-то использует офис-менеджера, как секретаря, другой взваливает на него труд курьера. Бывает и так, что начальство не достаточно правильно оценивает деятельность специалиста, существенно занижая его значимость. Или же в обязанности работника могут вменить функции, которые должен выполнять специально обученный для этого сотрудник. Например, когда у компании нет своего отдела кадров, к работе офис-менеджера может добавиться собеседование с соискателями, подбор персонала, ведение трудовых книжек.

Кто такие офис-менеджеры?

В современном мире не редко можно столкнуться с ситуацией, когда менеджера путают с секретарем.

Но нужно четко понимать особенности каждой специальности, которая имеет свои обязанности. К тому же, сама должность менеджера также имеет некоторые отличия в зависимости от того, какие задачи установлены перед специалистами.

Так существуют отдельные менеджеры по персоналу, офис-менеджеры и администраторы. Частично офис-менеджеры, как самый распространенный тип, могут брать на себя дополнительные функции, но только частично и временно.

Данный термин говорит о том, что перед нами специалист, деятельность которого связана с поддержанием работы отделов офиса.

Он координирует их функции, а также обеспечивает организацию различными расходными материалами, включая замену оборудования или обеспечение продуктами питания, если это предусмотрено в организации.

Специалист подчиняется только начальнику или генеральному директору. Лишь в некоторых случаях его непосредственным начальником является руководитель по персоналу.

Для того, чтобы правильно понять то, чем отличается менеджер от представителей смежных профессий, достаточно уделить внимание его непосредственным обязанностям. Именно офис-менеджеру предстоит курировать работу организации, а также обеспечивать взаимодействие между курьерами, сотрудниками, техническим персоналом и другими членами коллектива

Ключевым аспектом его деятельности остается обеспечение хозяйственных потребностей сотрудников. Если офис-менеджер выполняет свои задачи плохо, то это будет сразу замечено, ведь в отделах исчезнет бумага, скрепки, скоросшиватели и даже карандаши, восполнить запас которых будет невозможно.

Специалист обрабатывает первичные документы, поэтому должен хорошо разбираться в особенностях работы с помощью ПО 1С.

Чтобы эффективность работы офиса не снижалась, именно офис-менеджер занимается подготовкой накладных, а также занимается счет-фактурами. Ему же принадлежит проведение инвентаризации и обязанности по списанию материалов.

Делопроизводство в компании продолжает играть одну из ключевых ролей. Если подобные работы выполняются неправильно, то получить желаемый документ будет сложно, а в бухгалтерии накопится огромное количество бумаг, которые не имеют конкретной стандартизации.

Офис-менеджеру предстоит заниматься и финансовыми вопросами, связанными с работой офиса. В частности именно он должен заниматься подготовкой самых разных отчетов о расходах, а также хранить различные чеки на покупку оборудования или проведение работ на территории офиса.

Если в компании нет специального отдела, который бы занимался организационными вопросами, то подобные проблемы также ложатся на плечи специалисту. Именно он должен будет проводить корпоративы или дни рождения сотрудников. В то же время менеджер несет ответственность в случае, если в офисе появляется мусор.

Не редко специалисту доверяют проведение анализа. Он может анализировать работу сотрудников, так и деятельность поставщиков, но подобные обязанности являются дополнительными, поэтому действуют не в каждой компании.

Все эти задачи, которые стоят перед офис-менеджером, должны выполняться в полном объеме и исправно, так как в противном случае компания будет нести значительные убытки, а ее работа станет нерегулярной.

Фактически специалиста можно назвать хозяйкой офиса, совмещающей обязанности секретаря, а также личного помощника. Поэтому сегодня не редко можно столкнуться с тем, что менеджера приравнивают к административному директору офиса.

Так как работа остается ответственной, то к специалисту, который желает ее получить, предъявляют определенные требования. В первую очередь речь идет о том, что такой человек должен быть организованным, а также уметь влиять на окружающих, заставляя их выполнять поставленные задачи.

Он также должен быть коммуникабельным, умея распределять обязанности между сотрудниками компании.

Ему потребуется постоянно работать с ПК, поэтому знание прикладных программ будет обязательным моментом. Немаловажным моментом является наличие высшего образования по смежному направлению, либо завершение курсов.

Базовые навыки и личные качества

Начнем с определения.

Работа такого сотрудника довольно многогранна. Поэтому в двух словах рассказать, чем он занимается, не получится. Но вот та основа, которая нужна каждому продажнику:

  1. Знание продукта, понимание его ценности для покупателя, сильных и слабых сторон.
  2. Умение слушать покупателя и решать его проблему через продукт или услугу своей компании.
  3. Грамотная речь и способность говорить с разными людьми на любые темы. При необходимости вы должны уметь говорить часами, как диджей на радио или ведущий телешоу.
  4. Умение презентовать себя и продукт при личной встрече и в телефонном разговоре.
  5. Умение делать расчеты или хотя бы понимать, из чего формируется стоимость продукта и как можно на нее повлиять.
  6. Знание техник продаж может стать вашим преимуществом на собеседовании и в работе.
  7. Уверенное владение компьютером и быстрая обучаемость работе в разных программах. Сейчас в крупных компаниях часто используют CRM-системы, таск-менеджеры и другие программы и сервисы.

Какие личные качества вам пригодятся:

  • коммуникабельность;
  • умение хорошо одеваться и ухаживать за собой;
  • приятный голос, умение управлять им;
  • стрессоустойчивость, т. к. работа с людьми очень энергозатратна, вам обязательно встретятся зануды, грубияны, неадекваты и прочие интересные персонажи, с которыми придется общаться;
  • амбициозность и смелость, иначе в продажах вы далеко не уедете;
  • аналитическое мышление.

Эдакий супермен-обаяшка получается по описанию. И примерно так оно и есть. Но все же самое главное – это знание продукта и желание помочь клиенту. А все остальное можно приобрести в процессе работы.

Сертификация менеджеров

Работодатель может попросить предоставить ему ваш сертификат, или же вы сами решите, что пора подтвердить свои знания и умения. Кроме документа, при сертификации вы получите бесценную информацию и сможете перенять полезные навыки у более опытных коллег.

Рассмотрим самые значимые сертификаты по управлению проектами.

Сертификация Professional Management Professional (PMP)

Наиболее известная сертификация. Она предоставляется Институтом управления проектами, который устанавливает стандарты в этой области.

Экзамен представляет собой тест, который состоит из 200 вопросов с несколькими вариантами ответов. К экзамену допускаются проект-менеджеры со стажем работы от 3 лет, из которых они были руководителями не менее 4 500 часов.

Стандарты управления проектами меняются год от года, поэтому у сертификата есть срок действия – 3 года. После истечения этого срока документ надо заменить.

Обратите внимание, что сертификация PMP большую известность имеет на Североамериканском континенте и на Ближнем Востоке. Сертификация PRojects IN Controlled Environments (PRINCE2)

Сертификация PRojects IN Controlled Environments (PRINCE2)

В Европе более популярным методом сертификации является PRINCE2. Это не только экзамен, но и метод управления проектами, разработанный правительством Великобритании.

Желающим пройти сертификацию предлагается два вида обучения: PRINCE2 Foundation и PRINCE2 Practitioner.

Первый вариант направлен на подтверждение базовых знаний метода PRINCE2. С этим сертификатом вы не сможете стать руководителем проекта, а только получите доступ в команду исполнителей.

Второй вариант для тех, кто планирует стать менеджером проекта. Сертификат доказывает, что кандидат способен использовать метод PRINCE2 на практике.

Сертификация Scrum

Scrum – это метод управления проектами. Он часто используется для проектов в индустрии ПО.

Существует 6 видов аттестации. Каждая из них представляет собой тест из 80 вопросов. На ответ дается 60 минут. Проще справиться с тестом участникам scrum-команды, так как большинство заданий по типу “представьте себе…”. Поэтому важен практический опыт.

Общие положения должностной инструкции

Должностная офис-менеджера инструкция утверждается генеральным директором компании. В разных компаниях она может отличаться по некоторым пунктам, но в целом ее основные положения не меняются. С рабочей инструкцией необходимо ознакомляться еще до подписания трудового договора, чтобы потом не сетовать на то, что выполнять те или иные обязанности не входило в ваши планы. В общих положениях может быть указано:

  • кто ответственен за прием офис-менеджера на работу;
  • кто вправе освободить его от должности;
  • кому подчиняется работник;
  • кто подчиняется офис-менеджеру;
  • кто выполняет обязанности офисного менеджера в его отсутствие и т.д.

Как правило, офис-менеджеры подчиняются генеральному директору. В подчинении у администраторов офиса находятся курьеры, водители, уборщицы и т.д.

Также в общих положениях может уточняться, работника с каким уровнем квалификации можно принимать на описываемую должность.

Образование

Для работы менеджером потребуется диплом о высшем образовании – это требование всех организаций, и оно не зависит от сферы их деятельности. Лучшим случаем считается, когда диплом соответствует той квалификации или специализации, на должность по которой вы претендуете в компании.

После 9 класса в вуз не поступить, поэтому, чтобы стать менеджером, нужно полностью закончить школьный базис и после 11 класса выбрать себе высшее учебное заведение для обучения. Каждый вуз имеет свой список предметов, по которым происходит отбор абитуриентов. Выяснять, какие предметы нужно сдавать, потребуется заранее. Для поступления в гуманитарные вузы обычно сдают ЕГЭ по предметам: русский язык, математика, история либо обществознание. Если выбранное вами высшее учебное заведение посчитает, что результатов ЕГЭ недостаточно, вам придется сдавать дополнительные предметы или искать другой вуз для поступления, где учат менеджменту.

Получить диплом менеджера можно в университетах с гуманитарным или техническим уклоном. Факультеты менеджмента есть во многих вузах, расположенных не только в крупных городах, но и в региональных. После окончания вуза хорошим плюсом для вашей будущей карьеры будет наличие профильного дополнительного образования. Например, можно пройти специализацию по маркетингу и рекламе, кадровому управлению, по страховому делу, психологии, SEO-копирайтингу.

Во время обучения в вузе студенты изучают экономику, математику, философию, историю, педагогику, психологию, естествознание. Им предстоит ознакомиться с историей менеджмента, управлением финансовыми потоками, налоговой структурой, научиться ведению коммерческого дела. Большинство программ содержит изучение типов организационных структур и их хозяйственной деятельности, основ управления персоналом. В том или ином объеме осваивается маркетинг, пиар и реклама.

Типовая должностная инструкция офис-менеджера

Должностная инструкция офис-менеджера включает следующие разделы:

  • общие положения;
  • должностные обязанности;
  • права;
  • ответственность.

В разделе «Общие положения» указывается наименование должности, рабочее место сотрудника, а также перечень того, что работник должен знать и чем руководствоваться, выполняя служебные обязанности. Например, «законодательство Российской Федерации в области документооборота и архивного дела», «локальные нормативные акты» или «принципы работы офисной техники».


Все функции, которые должен выполнять офис-менеджер, записываются в должностной инструкции

Самый обширный раздел посвящается должностным обязанностям. Работодатель включает в этот список всё, что считает важным — от документооборота до отключения офисного оборудования в конце рабочего дня. Подробное перечисление предотвратит недопонимание между сторонами, позволит избежать ситуации, когда сотрудник не будет чётко знать, чего именно от него ожидает компания. При составлении инструкции начните со списка обязанностей из предыдущего раздела и скорректируйте его под свои цели.

В разделе «Права» указывают, какими правами работодатель наделяет сотрудника для успешного исполнения обязанностей. Например, «своевременно знакомиться с нормативными актами руководства», «запрашивать информацию от структурных подразделений», «получить доступ к электронной почте организации» и «вносить предложения по оптимизации работы».

Завершающий раздел «Ответственность», как правило, ограничивается стандартными формулировками об ответственности за ненадлежащее исполнение служебных обязанностей и требует от сотрудника бережно обращаться с доверенным ему имуществом компании.

Скачать должностную инструкцию офис-менеджера

Заключение

Аккаунт-менеджер – должность для тех, кто любит общение, может креативно мыслить, не боится нести ответственность за чужую работу и спокойно относится к написанию отчетов и другой документации. Эта профессия может стать отличным стартом, особенно если работа проходит в рекламном агентстве.

Аккаунт-менеджером может стать и новичок, который обучается в процессе. Но такое возможно не во всех компаниях. Крупные организации на месте своего сотрудника хотят видеть профессионала, которому не надо объяснять, что такое B2B и как разговаривать с клиентами.

Вот как описывает свой рабочий день действующий аккаунт-менеджер: “Все начинается с проверки электронной почты и обзвона клиентов. Некоторым, кто не любит звонки, приходится писать сообщения. Кстати, об этом. С частью заказчиков приходится разговаривать по нескольку раз за сутки. С другими же я практически не контактирую, лишь отчеты высылаю. А для третьих вполне нормально позвонить в час ночи в субботу. Так что фраза “на связи 24/7” – это не просто слова.

Около полудня проводим планерки и совещания по Skype или в офисе. Делимся соображениями, устраиваем мозговые штурмы и думаем, как осуществить желание клиента. Потом я связываюсь с реализаторами и уточняю у проект-менеджера, все ли идет по плану. Вечером могу еще раз поговорить с клиентом, связаться с различными отделами и с начальством.

Помимо этого, могут случиться форс-мажоры или кому-то придет в голову совершенно новая идея, из-за которой придется многое переделать. Я молодец только в том случае, если заказчик удовлетворен конечным результатом, поэтому делаю все, лишь бы он остался доволен”.

Теперь, когда вы знаете, чем занимается аккаунт-менеджер, решитесь ли вы работать на этой должности? Если сомневаетесь, то предлагаю вам почитать о самых востребованных интернет-профессиях и подписаться на блог iklife.ru, чтобы выбрать другую специальность.

Желаю удачи!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector