Обязанности и должностная инструкция администратора гостиницы

Администрация

Администраторы ежегодно получают в среднем $23640. Всего в сфере занято рекордное число сотрудников – 242660. Гораздо больше зарабатывают работники офисов – $28780.

Рестораторы имеют доход чуть выше среднего: $24150. Столь ответственную должность занимают 18210 человек.

Бухгалтера и аудиторы везде нужны. В том числе – в отелях США, где их ни много ни мало 21040 человек. Их доход достаточно высок – порядка $33090. В Москве, для сравнения, 40000-50000 рублей.

Власти столицы не будут ограничивать время работы ресторанов

Они игнорируют лишние советы: чем отличаются настоящие профессионалы

Выбор материалов для продукции: три стратегии модного бизнеса Стеллы Маккартни

Большая ответственность возлагается на супервайзеров. В их обязанности входит контроль за персоналом. И хотя сами они руками ничего не делают, от знаний, опыта и характера зависит работа всех основных служб: слесарей, электриков, монтажников оборудования, офисных работников и администраторов, работников кухни и обслуживающего персонала. Меньше всего платят супервайзерам уборщиц – $35730, больше всего – супервайзерам административных работников – $42270.

Бухгалтеры и аудиторы, составляющие 8300 человек, в среднем зарабатывают $56980. Чуть меньше доход у специалистов по кадрам – $54480. На пятки им наступают менеджеры по проживанию – $52850.

Общие требования к специалисту

Поскольку администратор считается визитной карточкой компании гостиничного типа, то ее руководитель тщательно подбирает такого специалиста. Основными требованиями, предъявляемые к нему, является наличие образования и опыта работы в гостиничном типе. Полученный диплом по любой специальности свидетельствует об умении учиться и совершенствовать свои личностные качества.

Опыт работы является гарантией, что соискатель ориентируется в должностных обязанностях и имеет представление о нюансах работы. Его наличие сэкономит временные и финансовые затраты работодателя на обучение нового работника. Умение работать с компьютером и знание основных офисных и специализированных узкопрофильных программ, необходимо для оформления документации и составления отчетности по своей работе.

Основные функции администратора гостиницы

В современном мире отсутствие знаний основ работы с компьютерной техникой считается признаком необразованности, поэтому этот критерий также идентифицирует ориентированность соискателя в прогрессивных технологиях и его умение быстро обучаться. Знания иностранных языков необязательно, но приветствуется. Владение соискателем английским языком на разговорном уровне может стать причиной его внеконкурсного принятия на работу или назначения ему более высокой заработной платы.

Претендент на должность должен владеть основами работы с документацией и иметь представление о порядке документооборота. Все бумаги должны быть оформлены без грамматических и орфографических ошибок. Речь специалиста должна состоять из правильно оформленных предложений. В ней не должны присутствовать косноязычие и словесные обороты, вызывающие двусмысленные ассоциации.

В некоторых компаниях работодатель проводит тестирование соискателей на психологическую устойчивость к стрессовым ситуациям, поскольку все их положительные качества могут быть омрачены невыдержанностью и неумением предупреждать и урегулировать конфликтные ситуации, которые являются обязательным элементом в данной профессии

Немаловажное значение на решение руководителя гостиничного проекта о принятии специалиста на работу, оказывает предпочтением им делового стиля одежды

Средняя зарплата администратора в РФ по должностям

Первые и последующие строчки по величине среднемесячных окладов администраторов в России, занимают следующие должности на рынке труда:

Персонал в подчинении

Что входит в обязанности администратора гостиницы, помимо регистрации и консультирования гостей, а также организации их обслуживания? Данного специалиста с уверенностью можно назвать управленцем. Обычно даже в небольших отелях в подчинении администратора находится определенное количество работников. Это горничные, дворники, электрики, слесари и прочий обслуживающий персонал, трудоустроенный в штате гостиницы. В крупных комплексах могут работать несколько администраторов. Это очень удобно, например, если отель многоэтажный, и на каждом ярусе более 10 номеров. В этом случае все обычные (младшие) администраторы подчиняются одному старшему, и каждый из них имеет определенный набор обязанностей. Но в общей совокупности штат менеджеров по регистрации и обслуживанию гостей выполняет все тот же набор функций. Обязанности старшего администратора гостиницы включают в себя управление всеми подчиненными сотрудниками и оптимизация их работы.

Администратор гостиницы – кто это?

Такие сотрудники обычно ассоциируются с хозяевами зведения. Ведь администратор – это первый, с кем встречается постоялец, желающий арендовать номер в личных или служебных целях.

Если человек хотя бы раз останавливался в отеле, он обязательно встречался с портье (так тоже можно назвать администратора), который занимается оформлением документов и рассказывает о правилах проживания. Доброжелательное отношение администратора оставляет приятные впечатления у гостей. В этом случае высока вероятность, что они вернутся снова или порекомендуют отель своим знакомым. Поэтому администратор – это, без преувеличения, лицо гостиницы.

Образец должностной инструкции администратора гостиницы

Основные положения

1. Администратор гостиницы принимается на свою позицию и освобождается от неё приказом директора гостиницы.
2. Администратор гостиницы состоит в подчинении у директора гостиницы.
3. Администратор гостиницы должен соответствовать следующим требованиям по квалификации:
   • законченное среднее образование или среднее профильное образование;
4. опыт работы от 1 года в гостиничном бизнесе.
5. В период отсутствия администратора гостиницы его рабочие функции возлагаются на другого служащего, назначенного директором гостиницы.
6. Администратор гостиницы обязан обладать набором знаний и навыков в следующих сферах:
   • законы, регулирующие гостиничный бизнес;
7. методы взаимодействия с гостиничными постояльцами по их поселению и выезду;
8. нормы обслуживания постояльцев гостиницы;
9. принципы документооборота, которые применяются в данной гостинице;
10. принципы поддержания порядка и санитарии в гостиничных номерах;
11. нормы общения с торговыми агентами и посторонними посетителями;
12. кадровый состав гостиничных работников;
13. управленческая структура гостиницы;
14. действующие нормы санитарии и пожарной безопасности;
15. принципы взаимодействия с гостиничным персоналом.
16. Администратор гостиницы руководствуется:
    • актуальным законодательством РФ;
17. соответствующими документами гостиницы;
18. сведениями из данной инструкции.

Функции

Администратор гостиницы обязан выполнять следующие обязанности:

1. Участие в комплексе обслуживания постояльцев гостиницы.
2. Расселение клиентов по номерам и контроль их выезда.
3. Отслеживание ситуации с бронированием номеров.
4. Обеспечение необходимого переселения клиентов в другие номера.
5. Взаимодействие с агентами по вопросам размещения в гостинице участников конференций и других коллективных мероприятий.
6. Информирование клиентов по возможности приобретения ими дополнительных услуг.
7. Координация рабочих процессов гостиничного персонала в пределах своей компетенции.
8. Прием и составление соответствующих документов.
9. Помощь клиентам гостиницы в сфере гостиничного обслуживания.
10. Участие в разрешении возможных конфликтных ситуаций с постояльцами, в том числе по качеству обслуживания.
11. Осмотр гостиничных номеров и сбор информации по их состоянию.
12. Информирование руководителя гостиницы по наполненности гостиницы и другим параметрам.
13. Отслеживание ситуации с пожарной безопасностью, санитарией и работой гостиничного оборудования.
14. Мониторинг ситуации с расходными материалами и их запасами в гостинице.

Ответственность

Администратор гостиницы может привлекаться к ответственности в следующих случаях:

1. За ущерб, причиненный гостинице из-за невыполнения или ненадлежащего выполнения рабочих функций, в соответствии с нормами трудового законодательства.
2. За игнорирование распоряжений руководства и пренебрежение должностными обязанностями, в соответствии со стандартами, установленными в гостинице.
3. За нарушения действующих законов, в соответствии с теми нормами, которые изложены в действующем законодательстве.

Права

Администратор гостиницы наделяется комплексом прав:

1. Координировать работу рядовых работников в пределах своей сферы ответственности.
2. Взаимодействовать с руководством по вопросам улучшения качества обслуживания.
3. Принимать участие в совещаниях персонала, где обсуждаются текущие вопросы функционирования гостиницы.
4. Подписывать документы в сфере своей ответственности.
5. Представлять гостиницу во взаимодействии с постояльцами и другими лицами в пределах своей компетенции.
6. Требовать от гостиничных служащих предоставления, данных и ресурсов, нужных для исполнения своих обязанностей.
7. Требовать от гостиничного руководства создания условий для возможности успешного выполнения своей работы.

Для чего нужны должностные инструкции?

В Трудовом кодексе нет пункта об обязательном наличии этого документа. Однако фактически должностная инструкция горничной и администратора гостиницы избавляет от спорных ситуаций. Ознакомившись с документом, сотрудник будет четко знать, чего от него ожидает работодатель.

Инструкцию разрабатывают отдельно для каждой вакансии. За основу можно взять обязанности, перечисленные в Едином квалификационном справочнике. Помимо стандартных функций, прописанных в этом издании, работодатель может включить в должностную инструкцию дополнительные пункты.

Отсутствие этого документа значительно усложняет прием на работу. Нанимателю сложно оценить качество услуг, предоставляемых администратором гостиницы, принять решение о дальнейшем трудоустройстве. Соискателю тоже следует знать должностную инструкцию, чтобы не выполнять лишние обязанности.

Высший менеджмент

Самыми высокооплачиваемыми в гостиничном бизнесе являются финансовые менеджеры. Таких насчитывается всего 3820 специалистов. Зато их среднегодовой доход впечатляет – $103170.

На ступеньку ниже расположились менеджеры по продажам ($90820) и административных служб ($82210). Генеральные и операционные менеджеры ежегодно получают в среднем $77260. Главные специалисты, курирующие сферу общественного питания, также зарабатывают немало – в среднем $63950.

Как видим, нам есть чему учиться у американцев в гостиничном бизнесе. Если сравнивать даже с московскими зарплатами, разница существенная. В большинстве сфер деятельности наблюдается отставание доходов в 3-5 раз. При этом стоимость проживания в столичных отелях мало отличается от цен за номер в США. Будем надеяться, что здоровая конкуренция на отечественном рынке вынудит отельеров держаться за хорошего работника и платить ему достойную зарплату.

Чем руководствуется администратор

Администратор должен прекрасно знать внутренние документы отеля: устав, правила внутреннего распорядка, приказы и распоряжения генерального менеджера, собственную должностную инструкцию

Кроме того, он должен разбираться в правилах делового этикета (особенно важно знать правила приветствия: очередность, правила рукопожатия, произносимые слова и др).. При этом, при решении многих вопросов, которые не «вписываются» в регламент (как правило, многие ситуации требуют разрешения «здесь и сейчас») администратор руководствуется исключительно своим профессиональным опытом и интуицией.

При этом, при решении многих вопросов, которые не «вписываются» в регламент (как правило, многие ситуации требуют разрешения «здесь и сейчас») администратор руководствуется исключительно своим профессиональным опытом и интуицией.

О работе администратором и рабочем коллективе

Кадровый состав гостиницы состоит из:

• полдюжины уборщиц;
• повара, который оказывал услуги по готовке шашлыка и т. п.;
• охранника;
• разнорабочего;
• ночного и дневного администраторов;
• менеджера по работе с туристическими агентствами.

Всю управленческую функцию на себя брали владельцы гостиницы, которые жили в отдельном корпусе гостиницы (да, такое бывает).

Коллектив, стоит сказать, был жуткий. В основном, это были местные жители, которые зарабатывают от сезона к сезону. Была ужасная текучка кадров, из-за этого все плохо друг друга знали, подставляли и сплетничали за спиной (особенно, если учесть, что это был, в основном, женский коллектив).

Мои обязанности и оплата

Позже, общаясь с владельцами, я услышал о том, что многие не уделяют особого внимания кадровому составу в гостиничном бизнесе, и это напрасно. Основной ошибкой является недобросовестная выплата работникам.

Но мне платили качественно, причем, ежедневно. Мой рабочий день начинался в 6 часов вечера, когда отдыхающие особо активизировались, а заканчивался в 10 утра, когда отдыхающие шли купаться.

Мои основные обязанности:

• принимать клиентов, расселяя их по номерам;
• выселять клиентов по окончанию бронирования;
• решать внутренние вопросы и конфликты, как среди клиентов, так и среди персонала во время отсутствия владельцев.

Клиент всегда прав, даже когда неправ

Основными посетителями отеля являлись семейные пары, которые решили отдохнуть всей семьей, — это одна из самых выгодных категорий клиентов. Они заселяются в номера побольше, а то и вовсе в пару номеров, ездят периодически и всегда советуют своим друзьям.

Сфера питания

Согласитесь, самое яркое впечатление от отеля оставляют не размеры номеров и наличие бассейна, а качество еды. Это понимают и бизнесмены. Не случайно зарплаты работников сферы питания в гостиницах США гораздо выше, чем в обычных кафе, закусочных и ресторанах.

Например, квалифицированным разносчикам еды (официантам-серверовщикам) отельеры в среднем в год платят $28560, а в других заведениях питания – $22460. Работникам рангом чуть ниже (просто серверовщикам) – $23100, что тоже неплохо. Для сравнения, в Москве ежемесячный доход официантов колеблется в пределах 35000-45000 рублей, это в 3-4 раза меньше, чем в Соединенных Штатах. Чаевые в расчет не берем.

В районе $23000-23500 в среднем зарабатывают помощники поваров и барменов. При этом разница между собственно барменами и их помощниками незначительна – $300-500. Поварам кафе и закусочных платят $26760, а работникам ресторанов – $29780.

Самыми состоятельными на кухне являются шеф-повара. От их знаний, мастерства, стремления к инновациям зависит очень многое. Они творцы, под дудку которых пляшут повара-подмастерья. И зарабатывают соответственно. Всего в гостиничной сфере США занято 13730 шеф-поваров с ежегодным доходом $56690.

Имидж, жесты, информация: 3 аспекта подготовки к разговору с начальником

На аукционе подобные часы стоят от 5 до 9 млн долларов: почему они такие дорогие

Российский AliExpress: запуск сервиса «Медиацентр» для обработки фотографий

Для чего требуется инструкция

В ТК нет понятия должностной инструкции. Но в судебной практике и письмах Роструда она рассматривается как правомочный локальный документ. Поэтому её применение не возбраняется и она используется как приложение к трудовому договору, конкретизирующее понятие трудовой функции, упомянутой в ст. 57 ТК. Также её можно утверждать приказом руководителя как локальную норму. Как основа для составления инструкции могут применяться соответствующие профстандарты или положения квалификационного справочника.

Сам документ применяется для разъяснения работнику его функций, ожидаемых работодателем навыков и других рабочих моментов. Для руководителя пункты инструкции помогают планировать эффективное применение специалиста. Дополнительными плюсами инструкции служит то, что она может применяться в юридических и административных разбирательствах, а также для профилактики и урегулирования конфликтов.

Что делает администратор салона красоты – обязанности и график работы

Вопреки складывающемуся (от посещения салона) впечатлению, администратор — работа серьезная. От данного человека фактически зависит и атмосфера в коллективе, и бухгалтерия, и впечатление каждого клиента от визита в салон.

Можно сказать, что администратор — это призвание. Практически «человек-оркестр» (и лицо фирмы), в обязанности которого входит: встретить клиентов, помочь им с выбором процедуры (например, процедуры по уходу за волосами), сориентировать в ценах и дополнительных услугах, осуществить денежные расчеты.

Где пройти обучение

Профессия администратора привлекательна тем, что все необходимые знания (при наличии коммуникабельности, харизмы, стрессоустойчивости и других подходящих личностных качеств) можно получить уже на рабочем месте. Тем не менее, если вам нужны «корочки», то необходимые знания можно получить в ВУЗах, колледжах, а также на многочисленных курсах (очно или заочно)

Приведем пример ВУЗов

К выбору курсов надо относиться достаточно внимательно, и лучше сравнивать программу с реальными требованиями к позиции «администратор гостиницы» о работодателя.

Пример

Как видим, программа и реальные требования могут не совпадать. Хотя, разумеется, знание теории о гостиничной индустрии будет для администратора не лишним.

Какие должны быть обязанности администратора

В очередной раз занимаясь поиском работы, я наткнулась на вакансию администратора в гостевой дом. Отправила резюме, выслали анкету, заполнила. Была середина лета, и, видимо, в этот период, немногие хотят работать, претендентов мало. Я бы даже сказала, кроме меня, ни одного.

Без энтузиазма, но меня все-таки пригласили на стажировку. Перво-наперво вручили огромный талмуд, содержащий все должностные обязанности. Когда изучила, подумала, что если все делать по инструкции, рабочего дня не хватит. Для себя решила: буду стараться работать так, чтобы гости возвращались ещё и ещё.

Кто работает администратором в гостинице? Работать администратором в гостинице должен человек “семи пядей во лбу”, потому что данная работа подразумевает знание: Административного кодекса, Строительных Норм и Правил, знание правил работы с электрическими сетями.

Это я, конечно, шучу, но в какой-то мере знать это необходимо, потому что иногда приходится с этим сталкиваться. В своем отзыве о работе администратором гостиницы, я подробно это описываю.

Это кроме того, что данный специалист должен быть внимательным к людям и их потребностям, он должен уметь решать конфликтные вопросы и многое другое. А еще лежит ответственность:

1. За чистоту в домиках.
2. За рабочее состояние оборудования: бойлеры, холодильники, посудомоечные и стиральные машины.
3. Укомплектованность посудой и мелочевкой: чай, кофе, сахар, таблетки для посудомоечной машины, бумажные полотенца, туалетная бумага.

Понятно, что выполняют эту работу горничная и специалисты административно-хозяйственного отдела (АХО). На тебе контроль, но для этого тебе нужно знать внутренние правила организации и график работы твоих сотрудников, так как из 24 часов 14 тебе контролировать некого. Контроль – это хорошо. И где-то, наверное, так и есть, но только не в том гостевом доме, где выпала мне честь трудиться.

Преимущества и недостатки

Они логичным образом следуют из особенностей профессии.

Итак, среди преимуществ:

• Востребованность профессии в ближайшем и обозримом будущем
• Знание психологии общения и развитие коммуникативных навыков
• Возможность в рабочее время «подтянуть свой английский»
• Вхождение в профессию без специальных и узкопрофильных знаний (некоторые гостиницы принимают и студентов)
• Престижность профессии и «открытие дверей» для работы на более высоких позициях
• Понимание гостиничного бизнеса «изнутри»

Из недостатков:

• Работа «на ногах» в течение смены (смена по 8-12 часов)
• Напряженность труда, особенно в высокий сезон
• Относительно низкая зарплата, не соответствующая эмоциональной и физической нагрузке (по Москве 30-40 тысяч рублей)
• Ответственность не только за свои действия, но и за действия сотрудников, находящихся в подчинении.
• Постоянное решение мелких и больших проблем недовольных гостей

«Тот, кто умеет жаловаться правильно, всегда добивается своего.

И хотя о большинстве возникших проблем принято напрямую, лично или по телефону сообщать администратору гостиницы, помните, что не он является причиной ваших жалоб и недовольства. Кратко изложите суть вопроса, предложите собственное решение, если оно у вас есть, и вежливо спросите, к кому вам следует обратиться за помощью: менеджеру, горничной и др. В таком случае ваша проблема уладится в мгновение ока».

(Джейкоб Томски «Головы в кроватях»).

Как выбирать курсы, и на что обратить внимание — наши рекомендации:

• Выбирайте специализированный учебный центр. Не тот , а именно специализированный, имеющий отношение к бьюти-бизнесу.
• Программа обучения должна охватывать не только повседневные моменты профессии, но и спец/блоки. То есть, клиентоведение, выходы из конфликтных ситуаций, организация системы отношений с сотрудниками, сервисное поведение, умение продавать и пр.
• Выбор формы обучения зависит только от вас. Можно обучиться заочно, можно — с посещением курсов лично, а можно и вовсе — онлайн. Безусловно, живой тренинг — он более легкий для восприятия, но дистанционные курсы более крепко «цепляются в голове», дешевле стоят и на долгое время становятся для вас практически настольной книжкой-руководством.
• Место обучения выбирайте такое, к которому не будет претензий у руководства салона — с хорошей репутацией. Также хорошей репутацией должен обладать мастер курса и сам выбранный курс.
• Поинтересуйтесь — все ли аспекты деятельности охватывает программа обучения, давно ли курс существует, хорошие ли отзывы о нем в Сети.
• Время обучения. Традиционно курс включает в себя около 40 учебных часов и выше. Есть и краткосрочные 5-дневные курсы, но программа будет «урезанной» и запоминать все придется «на бегу».

Гораздо проще будет разобраться в нюансах профессии, если имеется медицинское и экономическое образование.

Обязанности администратора гостиницы

Начнем с того, что профессия администратора обязывает знать все о работе гостиницы и событиях на ее территории. Он приветствует и регистрирует постояльцев, следит за доставкой багажа в номер, отвечает на все возникающие вопросы не только гостей, но и персонала, осуществляет чек-аут, информирует о дополнительных услугах и доставляет корреспонденцию.

Чем еще занимается администратор гостиницы? Он отвечает за создание домашнего уюта и комфорта всем гостям. Его зона ответственности: бронирование номеров, контроль за уборкой освободившихся комнат, сменой белья и лампочек, надлежащим состоянием бассейнов, баров и ресторанов. По сути, это оперативный управляющий, от работы которого зависит эффективность всего отеля.

Подведем итог, администратор отвечает за:

• бронирование номеров;
• чек-ин, размещение и чек-аут гостей;
• оплату проживания и ведение финансовой отчетности;
• общение с постояльцами и потенциальными клиентами;
• контроль за качеством обслуживания клиентов;
• организацию работы обслуживающего персонала гостиницы;
• разрешение конфликтных и форс-мажорных случаев.

Персонал отеля, или Кто обслуживает нас в гостиницах?

Люди, работающие в отелях, оказывают решающее влияние на его имидж. В зависимости от статуса отеля число персонала, занятого в работе, может быть разным, но обязательно имеется администратор, портье, менеджер бронирования, консьерж, горничная, швейцар, повар и охранник. В больших отелях работают аниматоры, крупье, медики и массажисты. Всемирная туристическая организация рекомендует трёхзвёздочным гостиницам на каждые 10 номером иметь 8, в четырёхзвёздочных – 12, а в пятизвездочных – 20 человек из обслуживающего персонала.

Гостиничный бизнес относится к туристической индустрии, но выделяется в отдельную ветку, поэтому персонал отелей проходит специальной обучение. Кадры для гостиничного дела готовят в ряде университетов по всему миру, а также в колледжах и школах, созданных на базе сетевых отелей. Некоторые профессии можно освоить заочно по специальным программам.

Все без исключения сотрудники отелей должны обладать определенными качествами и навыками, включая пунктуальность и стрессоустойчивость, внимательность и доброжелательность. Владение иностранными языками также обязательное условие приема на работу, хотя во многих гостиницах, ориентированных на отечественных туристов этот пункт часто упускается из виду.

Администратор отеля

, он же менеджер размещения, занимается приемом и регистрацией гостей, контролирует исполнение их просьб и осуществляет связь с внутренними службами. Часто администраторы не получают специального образования, но обладают высокой стрессоустойчивостью и дисциплиной, имеет навыки организаторской работы и знают основы психологии. В небольших отелях администратор выполняет функции кассира и менеджера по бронированию. В крупных отелях одновременно работают несколько менеджеров размещения. Например, в каждой из гостиниц сети Сокос одновременно на смене находятся три администратора.

Швейцар

, он же портье, является «душой отеля», т.к. первым встречает гостей и проводит их к администратору. В маленьких отелях швейцар является также администратором отеля. Дополнительно швейцар занимается обработкой почты, телефонных звонков постояльцев и ведением списка гостей.

Горничная

– это наиболее востребованная профессия в гостиничном деле, ведь именно горничные обеспечивают надлежащий уровень чистоты, без которого отелю невозможно заслужить признание. Специального образования эта должность не требует. Деятельность горничной довольно разнообразна и сопряжена с нелегким физическим трудом, т.к. современный уборочный инвентарь не может полностью заменить человека, например: застилать постели, собирать забытые вещи, проверять внешний вид интерьеров. Кроме уборки в обязанности горничных входят стирка и глажка белья. Дополнительно горничная по специальной заявке может быть вызвана для оказания помощи постояльцам, за что ей полагается заплатить чаевые.