Профессия менеджер по закупкам

Права и обязанности

Будучи закреплёнными в должностной инструкции, права специалиста в сфере закупок должны давать ему возможность:

• выходить к руководству с предложениями по совершенствованию и облегчению рабочего процесса, непосредственно связанного с выполнением должностных функций;
• повышать свою квалификацию;
• требовать от руководства обеспечения своего рабочего места всеми необходимыми организационно-техническими условиями, а также своевременного оформления документации, необходимой для выполнения специалистов своих должностных обязанностей;
• налаживать связи между подразделениями внутри и за пределами организации в интересах оперативного разрешения возникающих вопросов ходе закупочных процессов.

Приказ Минтруда РФ № 625н от 10.09.2015 чётко обозначает обязанности специалиста по госзакупкам, которые выражаются в:

• всестороннем обеспечении закупочной процедуры;
• первичном сборе данных о текущих потребностях организации;
• оформлении документации для госзаказа;
• осуществлении закупочной процедуры;
• экспертном анализе результатов торговой процедуры;
• приёмке контракта;
• заключении контракта;
• разрешении всех вопросов, возникающих в ходе госзакупочной процедуры.

Перспективы профессии

Люди производят и потребляют товары, и вряд ли в обозримом будущем это изменится. В условиях рыночной экономики профессия менеджера по закупкам всегда останется актуальной, и по мере экономического подъема будет расти и ее востребованность. Зарплата хорошего специалиста, который приносит прибыль своей компании, также будет увеличиваться.

Однако прежде чем остановить свой выбор на специальности «менеджер по закупкам», нужно всерьез задуматься о том, подходит ли эта работа конкретно вам. Не стоит думать только о стабильности и уровне заработной платы, оцените свои персональные качества. Если вы, к примеру, застенчивы или больше склонны к творчеству, чем к анализу, работа менеджера по закупкам будет вам в тягость и не принесет удовлетворения. Чтобы объективно оценить свои карьерные перспективы, пройдите тест на профориентацию.

Если у вас остались хоть малейшие сомнения в том, что профессия менеджер по закупкам подходит именно вам, то мы настоятельно рекомендуем
пройти тест на профориентацию от
Профгид.
Он стоит сущие копейки, при этом позволяет избежать ошибок, которые могут пустить не в то русло и искалечить всю вашу жизнь.
Узнать больше >>

Цели создания и основные виды деятельности отдела закупок

На основании сложившейся практики применения указанных выше федеральных нормативных актов можно выделить следующие цели создания отделов закупок внутри различных видов государственных и муниципальных заказчиков:

• осуществление различных конкурентных и неконкурентных закупочных мероприятий для заключения наиболее выгодных контрактов в рамках удовлетворения нужд государственных и муниципальных заказчиков;
• проведение мероприятий, направленных на улучшение исполнения ранее заключенных контрактов и договоров (в том числе посредством заключения дополнительных соглашений об улучшении условий исполнения ранее возникших обязательств по исполнению контракта или договора контрагентом заказчика);
• формирование механизма прозрачного проведения конкурентных и неконкурентных процедур, а также реализация принципов такого механизма с целью исключения рисков коррупционной составляющей, а также рисков нарушения законодательства о защите конкуренции;
• предотвращение действий, целью которых является нарушение действующего законодательства не только в сфере закупок, но и в других сферах, в том числе в экономической.

Для того чтобы указанные выше цели реализовывались без нарушений действующих норм федерального закупочного законодательства, отдел закупок (либо единоличные сотрудники, занимающие соответствующие должности) выполняет следующие действия:

• готовит в соответствии с установленными потребностями заказчика и размещает в Единой информационной системе в сфере закупок планы-графики осуществления закупок. В силу того, что потребности заказчика могут регулярно меняться, на плечи отдела закупок ложится также обязанность по обязательной корректировке сформированного плана-графика закупок и размещение информации о таких изменениях в указанной информационной системе;
• размещение на всех официальных сайтах, в первую очередь, на официальном сайте Единой информационной системы в сфере закупок, информации о тех закупочных мероприятиях, которые планируется проводить. Размещаются отделом закупок не только извещения о проводимых закупках, но также и документации к ним, а также протоколы, отражающие каждое действие заказчика в рамках проводимой закупки;
• подготовка перечня потенциальных участников, разработка приглашений к участию для них в случае проведения закрытых тендерных процедур и подготовка для передачи таким участникам всей необходимой для ознакомления документации по такой закупке;
• проведение закупочной процедуры до момента заключения контракта с определенным победителем такой процедуры. Однако проводить такую закупочную или тендерную процедуру отдел закупок государственного или муниципального заказчика может только в том случае, если проведение такой процедуры позволяет функционал самого подразделения;
• в рамках осуществления претензионной работы государственного или муниципального заказчика – проведение работы по подготовке документов для ведения такой претензионной работы;
• в рамках своих функциональных обязанностей специалисты отдела закупок принимают участие в мероприятиях по обжалованию проведенных закупочных процедур, а также по результатам таких процедур;
• проведение консультативных мероприятий по вопросам функционирования рынка, а также по вопросам взаимодействия с потенциальными исполнителями по контрактам и договорам для определения возможностей организации различных видов закупочных процедур, направленных на удовлетворение нужд государственных и муниципальных заказчиков.

Как установить нормативы товарного запаса и минимальных марж по производителю

По всем поставщикам нужно установить:

• норматив ТЗ. Исходя из отсрочки, маржинальности продаж;
• норматив минимальной маржи, исходя как из уровня марж продаж товаров производителя на рынке, так и из требования нашей экономики по товарам производителя.

Факторы, учитываемые в расчете ТЗ в таблице выше:

• отсрочка;
• наша доля;
• маржа;
• число поставок в месяц;
• требуемый по договору уровень ТЗ (в млн рублей).

При расчете мы предполагаем, что уровень ТЗ в днях продаж по всем поставщикам одинаков (на многих рынках бывали прецеденты, когда товары с предоплатой отгружались только клиентам с маленькой отсрочкой, но практика показала бессмысленность таких действий).

<…>

Образование в резюме тестировщика

Занять должность снабженца сможет человек, имеющий специальное техническое образование по профилю деятельности предприятия, высшее юридическое либо экономическое. Руководители крупных компаний хотят получить специалиста, который имеет представление о нуждах производства, знает, как правильно проводить тендеры, оформлять договора.

Профессия менеджера по закупкам относится к наиболее востребованным. Специалистов, имеющих диплом об окончании профильного ВУЗа и с большим опытом работы, не хватает.

У выпускников экономических факультетов есть шанс сделать карьеру. Соискатель, имеющий диплом профильного ВУЗа, должен указывать этот факт в своей анкете. Правильно заполненный образец блока «образование» в резюме менеджера по снабжению может иметь следующий вид:

ОБРАЗОВАНИЕ:

• Высшее: РИНХ г. Ростов-на-Дону
• Факультет:

  Экономика и управление на предприятии

• Специальность:

  Менеджер-экономист

• Год окончания:

  2011

Чтобы работать на крупном предприятии, где постоянно внедряются новые технологии производства и учета, специалисту необходимо постоянно заниматься самообразованием. Сертификаты

, полученные на курсах повышения квалификации,повысят ценность работника в глазах руководителя компании.

КУРСЫ:

• Год окончания: 2020
• Название:

  Правила эффективной подготовки документации заказчика и поставщика

• Проводившая организация:

  Учебный

Структура документа

Как и большинство должностных инструкций, инструкция специалиста по закупкам будет состоять из следующих ключевых разделов:

• общие положения инструкции;
• должностные обязанности специалиста по закупкам;
• права специалиста по закупкам;
• ответственность специалиста по закупкам за нарушение своих обязанностей.

Указанные разделы могут дополняться иными, например конкретизирующими квалификационные требования к специалисту. Обычно они приводятся в общих положениях инструкции, но если должность предполагает выполнение сложной работы, подробные требования к знаниям и навыкам сотрудника могут фиксироваться в отдельном разделе.

Понятие

Чтобы обеспечение организации всеми необходимыми ей ресурсами пребывало в стабильном состоянии, требуется участие в данном процессе специалистов в сфере закупок.

Кроме этих стратегических задач, специалисты по закупкам решают также множество возникающих в процессе торгов вопросов конкретного характера.

Все эти очевидные преимущества наличия в штате специалистов по закупкам имеют единственный недостаток, который выражается в необходимости выплачивать им достаточно высокие зарплаты, отвечающие их статусу востребованных сегодня на рынке труда профессионалов в закупочной сфере.

Если данная сумма менее 100 млн руб., то при отсутствии контрактной службы заказчик должен назначить должностное лицо, в обязанности которому вменяются все действия, связанные с закупочной деятельностью. Такой тендерный специалист по размещению госзаказа берёт на себя все обязанности по подготовке, оформлению и поведению закупочных процедур любого вида.

Права менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам имеет полное право на: 3.1 Самостоятельное принятие решений в пределах своей области компетенции и зоны ответственности; 3.2 Получать любую информацию, которая касается отдела закупок как напрямую от департаментов, так и через своего руководителя; 3.3 Распоряжаться ресурсами компании в рамках, установленных ее уставом или иной внутренней документацией; 3.4 Выносить на рассмотрение руководства предложения об улучшении условий труда; 3.5 Своевременно докладывать руководству об обнаруженных проблемах и недостатках в работе и выдвигать предложения по их ликвидации; 3.6 Требовать от вышестоящих должностных лиц обеспечения надлежащих условий для выполнения своих должностных обязанностей.

Какие документы регламентируют работу

Базовыми нормативными актами в сфере госзаказа являются:

• ФЗ от 05.04.2013 № 44-ФЗ;
• ФЗ от 18.07.2011 № 223-ФЗ;
• приказ Минтруда России от 10.09.2015 № 625н.

Документы определяют порядок действий по крупным блокам:

1. Подбор и назначение работника, соответствующего установленным требованиям.
2. Реализация функций сотрудника по направлениям:

• работа в госзакупках по планированию размещения заказов;
• осуществление процедуры;
• заключение, исполнение, изменение и расторжение контрактов.

Основной документ, который регулирует деятельность в сфере госзаказа, — должностная инструкция. Она устанавливает требования к умениям, навыкам и знаниям. Документ определяет права, обязанности и ответственность.

Вот как выглядит образец должностной инструкции специалиста по закупкам по 44-ФЗ 2021 года:

Обязанности

Перечень того, какие обязанности у менеджера по закупкам будут в определенной организации, зависит от ее профиля и позиции этого менеджера. Как уже было сказано, обязанности закупщика устанавливаются его должностной инструкцией:

• своевременно отслеживать возникновение потребности в том или ином товаре у фирмы, собирать заявки на приобретение необходимого с других служб, формировать перечень потребностей;
• анализировать рынок, находить наиболее выгодные предложения;
• проводить переговоры с поставщиками;
• готовить необходимые документы для поставок: договоры, заказы контрагентам, документы по приемке товаров;
• организовывать и участвовать в приемке товаров;
• готовить претензии поставщикам по несоответствию товара условиям поставки и отвечать на претензии поставщиков;
• содействовать другим отделам при решении вопросов, связанных с поставками, например, во взаимодействии с юридическим отделом менеджер по работе с поставщиками ведет переговоры и деловую переписку, решает спорные ситуации;
• мониторить товарооборот в организации;
• анализировать деятельности организации, составлять отчеты и информировать руководство о состоянии закупочной деятельности в компании.

Допускается установление и более узкого перечня полномочий, например, обязанности менеджера по работе с поставщиками ограничиваются переговорами, подготовкой писем, договоров и сопутствующих документов, он не занимается анализом рынка и внутренним товарооборотом компании.

Если менеджер является профильным специалистом по приобретаемому товару, на него возлагается обязанность составления технических заданий для поставщиков. Иногда обязанности менеджера по закупкам касаются всех аспектов закупочной деятельности: он взаимодействует с государственными и таможенными органами, организует логистику, контролирует хранение товаров.

Для чего менеджеру по закупкам должностная инструкция

Должностная инструкция — правовой акт, закрепляющий права, обязанности и пределы ответственности сотрудника, занимающего соответствующую должность, и дающий работодателю право применять в отношении данного сотрудника дисциплинарные меры в случае нарушения им установленных обязанностей.

У должностных инструкций есть еще одна полезная функция. Она заключается в регламентации деятельности специалиста: зная, какие задачи нужно выполнять и какие ресурсы для этого имеются, человек будет работать качественнее, чем если бы соответствующие моменты работодателем зафиксированы не были.

ВАЖНО! Специалист по закупкам отвечает за достаточно сложное направление работы, которое заключается в своевременном снабжении фирмы сырьем, материалами, полуфабрикатами, товарами — словом, ключевыми ресурсами, необходимыми для функционирования бизнеса. В данном случае регламентация деятельности — одно из значимых условий эффективной работы всей фирмы

Изучим нюансы составления должностной инструкции специалиста по закупкам подробнее.

Функции специалиста по закупкам

Заметим, что функции менеджера, который будет заниматься закупками, в различных компаниях имеют существенное отличие. Все зависит от того, какими именно товарами занимается предприятие, какие закупки осуществляет, а также от возможности заранее осуществить процесс прогнозирования расхода на осуществление процедуры закупки сырья

В тоже время, немаловажное значение имеет также тот момент, насколько быстро можно будет найти поставщиков той или же иной продукции

По сути, описание основных функций может быть кратким и лаконичным, исходя из данного списка, будут формироваться уже обязанности.

К основным функциям специалиста относят:

Осуществление процесса изучения всех поставщиков именно тех товаров и сырья, которые используются на предприятии

На самом деле, данная функция имеет важное значение, так как на ее основании формируется важный момент подбора вариантов сотрудничества. Специалист должен осуществить оценку всех факторов взаимодействия с той или же иной компанией, осуществить составление списка, и впоследствии произвести процедуру аналитического изучения;
Специалист берет на себя функцию изучения структуры работы предприятия и формирует список закупок, которые необходимы для нормальной работы

Соответственно, в данном случае должны быть сформированы полномочия, которые бы определяли возможность специалиста осуществлять запрос на предоставление данных, которые касаются необходимости сырья и материалов на том или же ином подразделении;
Если в подчинении специалиста будут иные сотрудники, то формируется функция руководителя. Соответственно, специалист обязан будет осуществлять процесс составления требований к должности, осуществлять подбор работников, проводить обучение, премирование и мотивирование, поддерживать нормальную атмосферу в коллективе;
Специалист занимается вопросами подписания договорных отношений на поставки, в данном случае, все договора должны быть подписаны исключительно на основании предварительного изучения и анализа, и они должны импонировать ранее установленной политике компании;
Также менеджер осуществляет переговоры с различными компаниями, с целью поиска вариантов сотрудничества, которые смогли бы стать основой выгодных поставок для его предприятия. Именно данная функция является одной из основных, так как умение вести переговоры в действительности позволяет получить перспективы поиска выгодных вариантов сотрудничества.

Как вы уже поняли, в определенных компаниях список функций специалиста может быть совершенно иным. Мы предоставили вашему вниманию шаблонный вариант. Исходя из основных критериев профессии, можно будет в дальнейшем осуществить процесс разработки основных обязанностей. В инструкции должностного формата требования описываются в общем положении, что же касается функций, то они могут быть описаны отдельно, или же могут быть включены в описание данных по обязанностям специалиста. Тут самое главное – детальное и в тоже время четкое, однозначное описание всех важных нюансов, что исключает возможность формирования недопонимания между руководством и сотрудником.

Перспективы повышения

Без опыта работы получить должность менеджера по закупкам – возможность редкая. Новичков чаще всего берут на пост помощника снабженца, аналитика или оператора. По названию должности в различных предприятиях могут отличаться. Но круг обязанностей остается неизменным. Это заказ товаров, отслеживание его оборота (движения и остатков), мониторинг цен, а также аналитическая обработка информации.

Зарекомендовав себя с положительной стороны, новичок долго не задержится на должности помощника. Перевод на полную ставку может произойти даже через несколько месяцев после трудоустройства.

За 2-3 года менеджер с потенциалом развития вполне может получить должность руководителя отдела снабжения фирмы. Но на этом карьерный потолок не достигнут. Лучшие эксперты в области снабжения могут вырасти до финансового или коммерческого директора, а то и вовсе занять пост гендиректора предприятия.

Менеджер по закупкам работает в напряженном и довольно активном графике. Профессия будет интересна общительным людям, умеющим обращаться с документами, проводить анализ информации в короткие сроки, быстро реагировать на смену моды или потребительских запросов. При наличии подходящего образования и навыков, человеку не составит труда проявить себя в сфере закупок и подняться до руководящей должности в компании.

История

Ближе всего к сегодняшнему менеджеру по закупкам в Советском Союзе стояла профессия снабженца. Он занимался поиском и приобретением необходимых предприятию товаров и сырья. Ему нередко приходилось ездить в далекие командировки и прикладывать массу усилий, чтобы в условиях дефицита найти все что требовалось. Цена в те времена мало волновала и самих снабженцев, и их руководителей, поскольку все предприятия были государственными, зато к качеству порой предъявлялись завышенные требования.

В эпоху перестройки работа снабженца стала несколько хаотичной. В изменившихся обстоятельствах, в условиях нестабильности и неопределенности специалистам по закупкам сложно было найти то сырье или товар, которые удовлетворят потребителя. Проблемы возникали и с отпускной стоимостью материалов, которая менялась каждый час, и с транспортировкой приобретенных товаров к месту назначения.

Сегодня работа менеджера по закупкам упорядочена и подчинена международным стандартам. Это ответственная, уважаемая в обществе профессия, и ее популярность и востребованность еще долго будут оставаться стабильно высокими.

Трудности или особенности

Принимая обязанности от другого человека этой должности, я столкнулась с тем, что действия происходят стихийно. Кто-то что-то попросил – мы купили, согласовали устно. Необходимо сразу очертить порядок: заявка, согласование и только потом затраты на закупку.

Я добивалась того, чтобы заявки присылали на электронную почту с максимально раскрытым ТЗ. Статус электронной почты приравнивала к внутреннему документообороту.

Вникая в работу, можно найти косяки эпического масштаба, которые нужно исправлять. Например, я обнаружила, что с каждой поставкой, дважды в неделю, происходил бой тары, пусть немного, но в течении двух лет. Склад каждый раз давал информацию об этом. По договору поставки, нужно было отправлять претензию поставщику, а по факту получалось небольшое списание после каждой инвентаризации.

Тара давалась поставщиком в аренду, учитывали, что она у нас. Для исправления ситуации я начала отправлять претензии по бою при доставке и одновременно закупать тару. Пришлось распределять эту нагрузку на долгий срок. Управляющему обосновала ситуацию и обещала, что за счет того, что теперь мы не будем бой списывать, на эти средства постепенно докупим необходимое.

Вопрос, который мне задают постоянно: про откаты. Не знаю, мне ни разу не предложили, может потому, что я и так слишком много хотела и никогда не предлагала их сама.

Должностная инструкция

Подробнее о том, что входит в обязанности менеджера по закупкам, его статусе, правах и ответственности говорится в его должностной инструкции:

Требования

Соискатели работы, желающие связать свою деятельность с данной профессией, должны знать, что существуют определенные требования, которые касаются не только профстандарта, но и личных качеств. Без совокупности всех требований и определенного уровня компетенции невозможно стать настоящим профессионалом своего дела.

Качества

Конечно, человек, занимающий такую должность, должен быть весьма незаурядный и иметь активную, уверенную жизненную позицию. Это необходимо для поисков выгодных коммерческих предложений, соответствующих запросам компании. Кроме того, твердый внутренний «стержень» поможет грамотно взаимодействовать с конкурентами и вести здоровое соперничество. Уверенным в себе людям, обладающим также такими качествами, как коммуникабельность, позитивность и общительность, будет гораздо проще вести переговоры и найти общий язык с непосредственными партнерами. Менеджер по закупкам, обладающий аналитическим складом ума, сможет с легкостью разрешать даже самые сложные задачи, если и не в пользу своей компании, то хотя бы не во вред ей.

Ответственность и пунктуальность поможет во взаимодействии с начальством и партнерами, поскольку именно эти качества помогут вам выглядеть профессиональнее в глазах окружающих. Быстрая обучаемость, целеустремленность, а также высокий уровень работоспособности – те качества, которые помогут вам развиваться в профессиональной сфере и добиться более быстрого карьерного роста.

Существует также множество других личностных характеристик, которыми должен обладать профессиональный агент по закупкам. Но в данном случае представлены основные качества, без которых невозможно стать надежным специалистом в своем деле.

Знания и навыки

Что касается знаний и профессиональных навыков, то здесь все немного сложнее. Дело в том, что без некоторых личных качеств можно обойтись, если специалист в совершенстве владеет профессиональными навыками, но закрыть глаза на отсутствие даже некоторых из них работодатель просто не может, даже если вы являетесь обладателем весьма привлекательных личностных характеристик.

Специалист должен иметь следующие знания и навыки:

прежде всего, профстандарт определяет необходимость наличия высшего образования в области менеджмента, благодаря которому вы будете знать все тонкости работы хотя бы в теории, если отсутствует практический опыт;

невозможно обойтись и без определенного уровня подготовки в вопросах проведения деловых переговоров; особенно ценятся сотрудники, прошедшие курсы подготовки по данному направлению, где подробно изучаются все тонкости и важные нюансы процесса;
в некоторых случаях может возникнуть необходимость работы с очень большими объемами разной информации, поэтому настоящий профессионал должен хорошо ориентироваться в материале и уметь быстро переключать внимание с одной задачи на другую;
помимо этого, необходимо обладать знаниями в области логистики, а также иметь определенный уровень познаний в области гражданской и коммерческой правовой системы;
приветствуются знания в области ценообразования, уверенное пользование персональным компьютером и опыт работы в сфере продаж.