Резюме секретаря

Заработная плата

Секретари претендуют на неплохую заработную плату, однако в первые месяцы работы оклад может быть минимальным, ведь руководителю необходимо присмотреться к сотруднику и оценить его деловые качества. Секретарь, обладающий высокой обучаемостью и минимальными профессиональными навыками, сможет получать оклад, размер которого превышает 40000-50000 руб.

Компании для трудоустройства по профессии «Секретарь»

Однако на формирование гонорара оказывают влияние дополнительные знания, например, владение английским языком, ведь в этом случае сотрудник может взять на себя обязанности переводчика во время зарубежных поездок, а также общения или деловой переписки с иностранными партнерами. Наличие водительских прав, умение работать со сложными компьютерными программами и иные навыки оказывают положительное влияние на рост зарплаты.

Карьерный рост

Секретарь, готовый обучаться, долго не будет работать на одном месте. Он может стать офис-менеджером, ассистентом отдела или занять другую должность, соответствующую его знаниями и деловым качествам.

Профессиональные знания

1. Базовое понимание принципов делопроизводства.
2. Microsoft Office, мессенджеры.
3. Правила ведения деловой переписки.
4. Корпоративная этика.
5. Работа с оргтехникой.
6. Тайм-менеджмент.

Отличие секретаря от личного помощника

Такая должность, как личный помощник руководителя стала в последнее время достаточно популярной

Причем, если обратить внимание на должностные обязанности секретаря руководителя, то можно сделать выводы, что его работы очень сильно напоминает работу помощника. На самом деле разницы действительно практически нет

Даже в новом профессиональном стандарте секретаря руководителя включаются следующие его обязанности:

• умение составить план рабочего дня руководителя;
• расставление приоритетов при планировании;
• назначение деловых встреч, переговоров;
• организация командировок;
• иные обязанности.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что секретарь знает практически поминутно чем занят его начальник и где он находится в настоящее время. Кроме того, многие руководители также поручают своим секретарям свои личные дела, которые не имеют никакого отношения к работе. Например, планирование личного отпуска, поездки в химчистку, покупка подарков для семьи и оформление личных документов.

Недостатки профессии секретарь

Не стоит думать, что профессия секретаря состоит исключительно из преимуществ – она включает немало нюансов, которые не могут не огорчать. В первую очередь, это касается отсутствия перспективы развития. Как правило, руководители не желают расставаться с хорошими сотрудниками, поэтому не продвигают их по службе. Хотя случается, что секретарей все же оценивают по достоинству и повышают. Но этого могут добиться только те, кто продемонстрировал трудолюбие, ответственность и хорошее знание своего дела.

Среди основных недостатков профессии секретарь можно также отметить:

• ненормированный рабочий день;
• монотонная работа, в случае занятости на мелких предприятиях;
• необходимость «держать лицо» в любых ситуациях.

Обязанности

Работа секретаря заключается в выполнении следующих обязанностей:

• прием и обработка звонков, входящей корреспонденции;
• планирование деловых встреч в зависимости от графика руководителя;
• встреча гостей офиса, приемной руководителя, общение с ними, организация «живой очереди» посетителей (при необходимости);
• подготовка деловых переговоров, «планерок», совещаний, бизнес-встреч, конференций и других мероприятий (часто — в сотрудничестве с другими работниками организации);
• регистрация входящей и исходящей документации;
• представительские функции — переговоры с гостями компании от лица руководства, встреча в аэропорту и подобные обязанности.

Обязанности могут изменяться, дополняться в зависимости от группы, к которой относится секретарь. Специалист по ведению делопроизводства должен организовать хранение, передачу, архивирование, подготовку документации. Часто он ведет табельный учет, составляет рабочий график руководителя.

Референт отвечает на звонки и письма, участвует в деловых переговорах как помощник ответственных лиц, планирует рабочий день начальника. Секретарь-администратор следит, чтобы сломанная оргтехника своевременно чинилась, сотрудники были обеспечены канцелярскими принадлежностями, в офисе была питьевая вода, чай, кофе и все, что необходимо для полноценной работы.

История

Профессия «секретарь» появилась очень давно. Самыми первые услугами делопроизводителя стали пользоваться древнеримские патриции. Именовалась она secretaries. Задачей человека было:

• Давать советы хозяину.
• Держать в секрете все, что ему известно.

Позже жители Европы оценили то, что придумали патриции Рима и ввели должность секретаря .

Во времена Петра I, после путешествия русского царя в Европу, было решено в России открыть институт «секретарей». Ранги секретарей были различны.

Требования к первому российскому делопроизводителю:

• Дворянин из знатного рода.
• Мужчина.

• Высокообразованный.

• Способность давать советы по любому жизненному вопросу.

Екатерина II более серьезно подошла к профессии секретарь: усовершенствовала и ужесточила критерии выбора служащего этой профессии:

• Секретарь должен быть не один, а несколько.
• Наглость, изворотливость – главные требования к обладателю этой профессии.

После ухода перьев и чернил в лету, появилась пишущая машинка. Секретарская профессия усовершенствовалась. Теперь ей стали заниматься и женщины, ну, а в настоящее время мужчины-секретари – большая редкость.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

• 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
• 1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.
• 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
• 1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
  • законодательными актами РФ;
  • Уставом предприятия;
  • Положением о функциональных службах предприятия;
  • приказами (указаниями) руководства предприятия;
  • нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
  • настоящей должностной инструкцией.
• 1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
• 1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
  • перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
  • организации работы с документами, составления документации;
  • организации управленческого труда;
  • применение средств вычислительной и организационной техники;
  • перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
  • культуры труда и служебной этики;
  • охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

Суть работы секретаря

Секретарь – профессия весьма давняя, хотя в привычный нам вид оформилась сравнительно недавно, в начале XX века. Практически все высокопоставленные политики имели подчиненных, которым доверяли разную рутинную работу и могли посвятить в свои дела. Ещё в Древнем Риме так называли специальных слуг (отсюда и название профессии — secretus), которым доверяли тайны государственного управления.

Правильно данная профессия называется «секретарь-референт». Поскольку одна из основных задач специалиста – одновременно и представлять компанию, и выполнять поручения начальника, и консультировать его по определенным вопросам.

Конечно, в разных компаниях этот вопрос решается по-своему. Где-то гендиректор держит у себя целый штат помощников, а секретарь только отвечает на звонки и заваривает кофе, где-то – все офисные обязанности лежат исключительно на одном человеке.

Вакансии для секретарей на рынке труда, средняя зарплата

Профессия секретаря не относится к категории высокооплачиваемых. При всем обилии обязанностей работодатели в Москве могут предложить порядка 40 тысяч рублей, в провинции зарплата секретаря ещё ниже – порядка 25 тысяч рублей.

Однако, если речь идет о помощнике руководителя, там зарплаты уже повыше – до 60 тысяч рублей. Правда, при этом от помощника может потребоваться самый разный набор умений – от навыков переводчика до участия в разработке проектов. Все зависит от конкретных договоренностей при трудоустройстве. Но даже в этом случае никто не может гарантировать, что помощник руководителя не будет заниматься несвойственной для себя работой.

Организация совещаний согласно деловому этикету

Согласно правилам, предварительная подготовка совещания заключается в определении списка документации, их копирования и раздачи всем участникам. Буклеты, графики, средства демонстрации – все, что может понадобиться на коллективной встрече, изучаются заранее.

Порядок совещания проходит по схеме:

• секретарь встречает всех приглашенных у входа;
• выдает документы, канцелярские принадлежности: листы бумаги, небольшие блокноты, ручки и карандаши;
• указывает на заранее распределенные места.

Помощник должен помнить о наличии на презентации напитков, чистой питьевой воды, легких закусок.

Особенности профессии

Каждый день пресс-секретарь общается с большим количеством людей, обрабатывает много информации, просматривает публикации в прессе и репортажи на ТВ. Негативное впечатление от действий или высказываний руководителя сглаживает именно пресс-секретарь, который сразу же должен найти выход из сложившейся ситуации.

Пресс-секретарь знает о секретах людей, на которых он работает, поэтому он не должен быть корыстным или болтливым. Представитель профессии обязан всегда выступать на стороне своего руководителя, защищая его репутацию. Поэтому специалист не может спрогнозировать график своей работы, ведь каждый день приносит новые новости и события, на которые необходимо правильно реагировать.

Пресс-секретарь ежедневно выполняет следующую работу, но перечень обязанностей определяет человек, с которым он сотрудничает:

• организация и проведение встреч с представителями прессы и общественности;
• выбор сотрудников для своего отдела;
• информационное сопровождение сотрудников и руководителя во время поездок за границу;
• предоставление новостей и методической информации СМИ, желающим создать материал о компании, сотрудниках или частном лице, с которым работает специалист;
• общение с представителями СМИ;
• обеспечение информационного потока о руководителе;
• написание новостей, официальных заявлений и опровержений;
• поддержание имиджа компании, своего руководителя;
• отслеживание материалов, которые печатают в прессе, показывают по ТВ или вещают в радиоэфирах;
• сотрудничество с другими пресс-службами.

Специалист принимает участие в разработке PR-акций, создании разных видов рекламы и имиджа руководителя или компании. Специалист, занятый в этой сфере, должен подходить к работе ответственно, проявляя свои творческие способности, сосредоточенность и преданность делу.

Какие функции выполняет секретарь?

Обычно эта должность встречается в небольших компаниях. Секретарь выполняет административные функции. Обрабатывает входящую почту, совершает телефонные звонки от имени компании, общается с посетителями, контролирует выполнение задач руководителя, отвечает на типичные вопросы.

Учитывая, что должность популярна в разных организациях, среди прочих вакансий вам может встретиться секретарь на ресепшн. В чем особенности этого предложения? Среди обязанностей такого специалиста значится прием телефонных звонков, а также общение с посетителями и выполнение мелких поручений начальства.

Нужно сказать, что постоянное общение с клиентами – довольно стрессовая задача. Вот почему соискатели предпочитают работу в офисе. Зарплата отличается несильно, при этом работа не столь нервная. Должностная инструкция секретаря офиса не включает пункт о встрече гостей. Обычно все общение ограничивается телефонными переговорами.

Важные личные качества

Этот специалист сглаживает неприятные ситуации, общается с людьми, он должен уметь угодить руководителю и общественности, что накладывает отпечаток на его характер. Пресс-секретари — это очень ответственные и пунктуальные люди, в характере которых доминируют следующие черты:

• умение запоминать большой объем информации;
• дисциплинированность;
• тактичность;
• инициативность;
• харизматичность;
• открытость;
• проницательность;
• коммуникабельность;
• умение подмечать мелкие детали.

Профессия подходит как для женщин, так и для мужчин, которые не страдают от нервных расстройств, нарушений речи, эндокринных заболеваний.

Функции

Видов категорий работников и выполняемых обязанностей много. Одни достаточно популярны и высоко оплачиваемы, другие ‒ нет. Престиж профессии зависит от отрасли и структуры, в которой трудится специалист. Это может быть референт небольшой фирмы и пресс-секретарь Президента. По обязанностям выделяют:

• ассистенты — помощники управленцев, специалистов. Это «правая рука» руководителя, лицо, способное ответить на любые вопросы, заменить босса в некоторых ситуациях;
• делопроизводители — следят за системой документооборота, ведут архивы, регистрируют, оформляют входящие письма на предприятии;
• дежурный на ресепшен — встречает гостей, клиентов, посетителей, отвечает на телефонные звонки;
• референт — обязан готовить материалы для СМИ, выступления, презентации, сложные проекты;
• технический — навыки быстрого и грамотного набора текстов, многие работники могут выполнять задания, не глядя на клавиатуру.

Фото: pexels

• переводчики — обязаны владеть в совершенстве иностранным языком, уметь участвовать в переговорах;
• судебные секретари — ведут дела, фиксируют ход заседания, составляют протоколы, печатают акты, рассылают и принимают корреспонденцию;
• офис-менеджеры — оформляют деловую переписку, приказы, распоряжения, договорные документы и т.д.

В тему! Как устроиться помощником депутата.

III. Права

Секретарь руководителя имеет право:

1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)

3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Принимать самостоятельные решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными обязанностями

7. ___________________________________________________________

Перспективы

По словам Бюро статистики труда имеющиеся должности для помощника по административным вопросам должны расти, отчасти из-за нынешних работников, покидающих эту конкретную область. Занятость секретарей и административных помощников может увеличиться на 3% в период между 2014 и 2024 годами. Некоторые отрасли промышленности, такие как медицинская отрасль, должны обеспечивать возможности для новой занятости, что увеличивает потребность в административных помощниках. Поскольку технология будет продолжать расти, те, кто умеет использовать компьютер и программное обеспечение, могут найти больше возможностей для трудоустройства. Для участия в более специализированных областях, таких как юридическая или медицинская секретарская работа, может потребоваться дополнительная квалификация. Ряд необходимых ИТ-навыков будет зависеть от конкретной роли, но можно пройти обучение в Microsoft PowerPoint, Excel, Access, статистических пакетах или веб-разработке и дизайне.

Можно развивать свою карьеру несколькими способами. Можно специализироваться в одной отрасли или области, например, в юридической или медицинской секретарской работе; стать личным помощником директора компании или другого старшего менеджера.

В некоторых организациях, таких как благотворительность и собственность, можно продвигаться по внутренним вакансиям и возможностям или, возможно, переходить в другие сферы деятельности компании, такие как продажи, маркетинг. Поэтому работа с администрацией в интересующем секторе может предложить большой потенциал с точки зрения будущих карьерных перспектив. Чтобы расширить возможности для развития карьеры, можно присоединиться к профессиональному органу, например, Институту профессиональных администраторов. Кроме того, можно развить другие конкретные навыки для определенной должности. Например, можно использовать свои стенографические навыки, чтобы стать стенографическим репортером, присутствовать на судебных слушаниях и делать записи об итогах.

I. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее лет.

1.3. Назначение на должность секретаря руководителя и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению .

1.4. Секретарь должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;

— положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;

— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

— устав предприятия;

— организацию делопроизводства;

— методы оформления и обработки документов;

— архивное дело;

— машинопись;

— правила пользования приемно-переговорными устройствами;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

— основы этики и эстетики;

— правила делового общения;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы административного права и законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.5. Секретарь непосредственно подчиняется руководителю .

1.6. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.7. .

Подробности. Права и обязанности

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя

Существует также должность секретаря-делопроизводителя. Должностные обязанности этого специалиста тоже не сильно отличаются от описанных выше. Отличие заключается в том, что помощник руководителя изначально должен заниматься обеспечением работы руководства, а секретарь делопроизводитель в свою очередь больше сосредоточен на работе с бумагами.

Должностная инструкция делопроизводителя в обязательном порядке должна включать следующие пункты:

— прием и обработка входящей документации, формирование, согласование и отправка ответных писем;

— осуществление контроля за выполнением приказов и распоряжений руководства;

— проведение проверки за корректностью оформления внутренней документации;

— регистрация бумаг, их учёт и хранение.

Должностная инструкция секретаря суда

СПРАВКА! Не стоит думать, что вакансия секретаря судебного заседания мирового судьи подойдёт почти каждому и не требует особых знаний и умений.

Должностные обязанности этого специалиста заключаются в следующем:

— соблюдение Конституции РФ, Федеральных законов и многих других распоряжений и нормативно-правовых актов;

— выполнение распоряжений судьи и некоторых других уполномоченных лиц;

— взаимодействие с некоторыми другими работниками судебной структуры, чтобы решить вопросы, которые находятся в компетенции секретаря.

Другие требования

Если наличие высшего образования не принципиально, что же действительно важно для этой должности? Должностная инструкция секретаря закрепляет права и обязанности. Что же понадобится работнику для выполнения последних?. Во-первых, базовые навыки работы с документами

Ведь это основная обязанность, которую придется выполнять секретарю

Во-первых, базовые навыки работы с документами. Ведь это основная обязанность, которую придется выполнять секретарю.

Во-вторых, знать офисные программы, уметь работать с ПК. Для этого достаточно освоить курс по работе с Microsoft Office.

Личные качества, которые пригодятся секретарю;

• коммуникабельность;
• ответственное отношение к работе;
• организованность;
• терпение.

Последнее особенно важно, ведь нередко приходится мириться с ненормированным рабочим днем. Секретарю часто приходится подстраиваться под режим своего начальника

Став идеальным ассистентом, вчерашний новичок может рассчитывать на более выгодные условия или повышение дохода.

Должностная инструкция

Иногда случается ситуация, когда фирма или предприятие неправильно представляет себе обязанности посредника. Компания назначает пресс-секретарям работу, которая не является их специальностью, например, организация мероприятий или решение вопросов с маркетингом. Посредник между СМИ и руководителем выполняет функцию создания позитивной репутации работодателя, а также занимается налаживанием общения с общественностью.

Чтобы легче было разобраться в функциях работы профессионала, разобьем их на три основные категории:

• охрана руководителя от негативных высказываний, исправление стереотипов о предприятии, а также коррекция ошибочных действий и последующих негативных событий, созданных работодателем;
• создание благоприятных условий для общения с народом вокруг предприятия, исполнение роли посредника в треугольнике из руководителя, корреспондентов и общества;
• создание значимой для социума позиции предприятия, а также общей линии поведения компании, которая будет в доступе у СМИ.

Права

В договоре о приеме на должность пресс-секретаря прописаны следующие пункты:

• по поручению директора работник уполномочен принимать участие в различных мероприятиях, совещаниях и коллегиях, связанных с предприятием;
• в целях поддержания или улучшения имиджа компании сотрудник имеет право предлагать способы улучшения производительности подразделений или фирмы в целом;
• пресс-секретарь имеет право на получение подробной информации и документов от всех должностных лиц компании;
• специалист уполномочен выступать перед любыми средствами массовой информации в роли представителя фирмы.

Ответственность

Должность пресс-секретаря очень непростая, часто приходится работать с конфиденциальной информацией. В связи с этим на плечи специалиста ложится большая ответственность – как за собственные действия, так и за поступки компании в целом. Пресс-секретарь должен понести наказание в том случае, если выполнял свою работу недобросовестно, реагировал некорректно или игнорировал важные события.

Знания и навыки

Самый востребованный навык для успешной работы пресс-секретарем – это коммуникабельность. Только легкий в общении человек сможет постоянно контактировать с большим количеством людей, сумеет красиво ответить на любой вопрос и подготовит качественный, подходящий для выступления текст. Кроме ораторского мастерства, посредник должен обладать еще несколькими качествами: пунктуальностью, инициативностью и высоким уровнем ответственности.

Хорошими специалистами в посредничестве становятся те люди, которые окончили вузы по профессиям, связанным с обществознанием, журналистикой, рекламой и политикой. Практика показывает, что в данной сфере деятельности большего успеха добиваются те профессионалы, которые получили два высших образования по разным специальностям. Более того, для перспективы в карьере пресс-секретари часто повышают свою квалификацию, посещая специальные курсы.

Функции и обязанности

Вам предстоит взять на себя все справочно-информационное обслуживание, касающееся документации предприятия. А также организацию и контроль за ведением делопроизводства в филиалах и отдельных подразделениях компании. Ничего удивительного — вы же не рядовой секретарь-делопроизводитель. Должны уметь документально обслуживать и оперативно организовывать деятельность ее руководства и совещательных органов. Если нет в наличии инспектора по персоналу — вести всю кадровую документацию и учет.

Секретарю-референту генерального директора нужно готовить документы, необходимые для обеспечения финансово-хозяйственной деятельности всего предприятия, организовывать их прием, регистрацию, учет, хранение. Он контролирует правильность подготовки, утверждения и согласования всей представляемой на подпись руководству предприятия документации. Принимает меры к качественному своевременному исполнению поручений начальства, доводит информацию непосредственно до исполнителей, ведет анализ и выдает заключения по докладам и справкам, направляемым руководству.

Кроме того, в функции секретаря входит поддержание оперативной связи по вопросам деятельности компании с гражданами — физическими лицами и отдельными организациями (как государственными, так и коммерческими). Он же принимает посетителей, может вести кадровую деятельность — оформлять личные дела, приказы, трудовые книжки, договора (контракты), командировочную документацию и листки нетрудоспособности, вести табель и выдавать справки о зарплате.

Профессия секретарь: разновидности и круг обязанностей

Сегодня профессия достаточно востребована, ведь секретарь — это правая рука шефа и лицо офиса. Хороший специалист необходим на каждом предприятии без исключения.

Условно можно выделить следующие специализации в секретарской работе, от которых зависит то, чем предстоит заниматься кандидату на вакантную должность.

• Секретарь-референт является главным посредником между руководством, начальниками отделов, рядовыми сотрудниками, клиентами, подрядчиками и деловыми партнерами. Занимается планированием дня руководителя, подготовкой к командировкам и переговорам, отвечает на телефонные звонки, следит за исправностью работы оргтехники и решает организационные и административные вопросы.
• Секретарь-администратор или секретарь-делопроизводитель. В обязанности такого сотрудника входит все, что напрямую связано с ведением документооборота.
• Личный помощник руководителя. Квалифицированный специалист, часто со знанием иностранных языков и высшим образованием. Выполняет различные поручения шефа, сопровождает его в командировках и на деловых встречах.
• Секретарь суда. Кандидат, претендующий на данную должность, должен иметь высшее юридическое образование или хотя бы быть студентом соответствующего вуза, хорошо ориентироваться в законодательстве Российской Федерации. Работа судебного секретаря отличается от перечисленных выше специализаций и заключается в организации судебного процесса: отправке уведомлений участникам, составлении списков дел, планирующихся к рассмотрению, ведении протокола заседания и прочего документооборота и выполнении поручений судьи.
• Пресс-секретарь. Не является секретарем в полном смысле этого слова. Стоит отметить, что во многих организациях, особенно крупных, данная должность считается руководящей и очень неплохо оплачивается. Этот человек в штате отвечает за связи со средствами массовой информации и освещение деятельности компании в различных источниках. Формирование пула журналистов и поддержание контактов с ними, организация мероприятий для представителей СМИ, написание и рассылка пресс-материалов, выступления от имени первых лиц — все это входит в функционал сотрудника службы по связям с общественностью. Пресс-секретарь должен быть хорошо образован, владеть хотя бы одним иностранным языком, уметь уверенно держаться в обществе и не теряться под натиском не всегда удобных вопросов, не бояться публичных выступлений.

Несмотря на то, что у каждого из секретарей — своя специфика работы, нередки случаи, когда один человек одновременно выполняет обязанности референта, личного ассистента, администратора и даже пресс-секретаря. Обычно список обязанностей такого «универсального солдата» выглядит следующим образом:

• встреча посетителей;
• выполнение поручений руководителя;
• заказ билетов, бронирование гостиниц для командировок;
• планирование рабочего дня руководителя;
• работа на телефоне;
• контроль за работой оргтехники;
• заказ канцтоваров, воды, сувенирной продукции и т. д.;
• подготовка и ведение документации;
• участие в организации и проведении мероприятий;
• учет корреспонденции;
• решение организационных и административных вопросов.

Кто такой секретарь

Секретарь (офис-менеджер, референт, делопроизводитель) — это специалист, занимающийся делопроизводством и помогающий организовать работу руководителя директора и «лицом фирмы». Это незаменимый сотрудник, который поддерживает порядок в документах, согласовывает и организует встречи, ведет деловую переписку. Деятельность любой организации связана с большим документооборотом, без референта легко скатиться в хаос, вплоть до того, что работа будет парализована, важные договоры потеряются, предприятие понесет убытки. В обычных компаниях за порядок в бумагах отвечают один-два делопроизводителя. Но в крупных холдингах этой работой может заниматься целый отдел (секретариат). В любом случае обязанности секретариата будут похожи на должностные обязанности секретаря руководителя.