Должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря

Мебель и оборудование

Идеальное рабочее место – это не только настраивающее на работу пространство, но и комфортная мебель для работника. Неудобное рабочее место может вызвать дискомфорт и пониженную работоспособность

Обратите внимание на то, чтобы мебель была надежной и крепкой, выдерживала большие нагрузки, легко собиралась и разбиралась, была мобильной и компактной, тогда ее можно будет усилиями самих работников передвинуть или же перевезти в другой офис

Что необходимо для работы офиса? В стандартный набор входят: стол, стул, шкафы или полки для хранения бумаг и личных вещей. Стоит выбирать регулируемый по высоте и уровню наклона стул, чтобы работник не страдал от болей в спине. Не следует выбирать громоздкие столы, лучше всего небольшие, но с выдвижными ящичками или полками, чтобы компактно поместить все документы и канцелярию. Открытые стеллажи дешевле, чем шкафы с дверцами, но нужно быть уверенным, что работники будут держать в порядке документы, иначе это смотрится неэстетично.

Статичный стол и стул сегодня нужны не всем работникам, благодаря развитию информационных технологий многим, кроме поверхности под ноутбук, ничего не требуется. Простые столы, стулья или даже диваны, передвижные доски, светильники на колесах – все это поможет работнику самостоятельно выстраивать комфортную для себя обстановку.

Какое оборудование нужно для работы стандартного офиса? Конечно, компьютерная система: офисные сети (модемы, коммуникаторы, маршрутизаторы), которые свяжут все машины в единую систему, компьютеры или ноутбуки, дополнительное оборудование: МФУ, бесперебойники, АТС, IP-телефония, шредеры, телефон, а также расходные материалы и канцелярия. Кроме того, если у вас есть обеденная зона для сотрудников, то могут понадобиться: холодильник, микроволновая печь, чайник и кофеварка, возможно, диспенсер для питьевой воды.

Что входит в функциональные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер подчиняется напрямую руководителю предприятия — именно от решения директора зависит его утверждение на должность и увольнение. В связи с этим обязанности офис-менеджера связаны в основном с выполнением прямых распоряжений руководства. Кроме того, офис-менеджер должен обеспечивать бесперебойную работу офиса и координировать взаимодействие отделов между собой.

В связи с этим можно выделить основные должностные обязанности офис-менеджера:

• обеспечение бесперебойной работы офиса, включая секретарскую, курьерскую службу, водителей и техперсонал;
• систематизация и поддержание порядка в организационной документации;
• прием/распределение поступающих телефонных звонков (организация работы секретарского/диспетчерского состава);
• распределение рабочих обязанностей офисных сотрудников (секретарей, курьеров, диспетчеров, водителей, технических сотрудников и т. д.);
• обеспечение сотрудников офиса визитками, раздаточными материалами, контроль за соблюдением дресс-кода (при его наличии);
• разработка и исполнение бюджета на офисные нужды;
• организация обеспечения офиса всем необходимым для его функционирования (канцелярией, офисной мебелью и техникой, расходными материалами и пр.);
• обеспечение хранения вверенных ему материальных ценностей;
• организация порядка использования офисной техники, в случае ее неисправности вызов соответствующих техников для проведения ремонтных работ, обеспечение модернизации техники и программного обеспечения;
• организация встреч, приема гостей/делегаций, материально-техническое сопровождение всех встреч и мероприятий в офисе;
• планирование деловых встреч, их модерация, организация протоколирования и иного документального оформления таких событий;
• организация офисного документооборота / деловой корреспонденции, координация работы по ведению делопроизводства;
• контроль за соблюдением офисными сотрудниками трудовой дисциплины, ведение табеля учета рабочего времени подчиненных;
• координация завершения/начала трудового дня.

Не только кофе

Офис-менеджер — это такой «универсальный солдат», на которого валится работа со всех сторон и отделов. При этом в трудовой книжке у тебя будет запись о том, что ты работала офис-менеджером, и все будут думать, что ты всего лишь кофе приносила. На самом деле ты и помощник руководителя, и бухгалтер, и секретарь. Все же должны быть правила, регламент и у каждого сотрудника свои задачи, а то офис-менеджеру часто приходится делать все и за всех.

У нас большая компания, но персонала, который бы занимался всякой рутиной, как раз и не хватает. Если на какой-то отдел идет много нагрузки, то меня просят позвонить клиентам или помочь с документами — это не проблема. Но когда я устраивалась сюда, мне казалось, что мои задачи будут именно нетривиальными и разнообразными, а получилось, что на меня навалилась куча бумажной волокиты.

В компании есть один бухгалтер и один делопроизводитель, у них много обязанностей и нет помощников. Получается, что единственный человек, на кого можно что-то перевалить, — офис-менеджер. Когда заходишь к ним в кабинет, на столах лежат гигантские горы бумаг, и люди к этому привыкли. А я перфекционист и отличница — пока не сделаю всю работу и не разгребу бумаги, не ухожу. Так и бывает, что засиживаюсь с документами, и от такой работы уже начинает болеть шея. К тому же мне кажется неправильным, что через руки человека на достаточно низкой позиции офис-менеджера проходит столько информации, в том числе и связанной с финансами.

Я по образованию психолог и потому умею избегать конфликтов и находить общий язык с людьми. Если меня просят сделать то, что не входит в мои обязанности, но действительно нужно компании, то я, конечно, все выполню. Если же я понимаю, что на меня пытаются свалить чужие дела, то не отказываюсь, но начинаю задавать много уточняющих вопросов и так ухожу от этой работы.

Такого, чтобы руководитель просил сделать что-то лично для него, у меня не было. Заказать билеты в отпуск, забрать вещи из химчистки, забронировать столик в ресторане — этим всем должен заниматься уже личный помощник начальника, а вовсе не офис-менеджер. Но у таких личных помощников обычно и другая зарплата.

Функции менеджера

Менеджмент – это наука, изучающая методы эффективного управления персоналом. С одной стороны разновидностей управленческой деятельности очень много и поэтому сформулировать какие-то единые правила очень трудно. Есть только набор функций менеджера, которые схожи вне зависимости от уровня руководителя и компании. К основным функциям менеджера относятся: планирование, организация, мотивация и контроль. Есть так же функции, которые имеют огромную роль, но о них упоминается намного реже:

Формирование команды – это ключевая функция менеджера. Под формирование команды имеется в виду умение менеджера находить людей, которые готовы вместе с ним достигать поставленных целей. Руководитель без команды — это как капитан без корабля. Команду управленец формирует всю свою жизнь. Успех руководителя равен успеху его команды и наоборот;

Обучение персонала — так же является важнейшей функцией управленца. Обучать и развивать себя и свой персонал менеджер может как лично, так и организуя тренинги

Важно понимать, что без развития любая команда быстро развалится. Обучать и развивать это не одно и тоже, обучение — это усвоение новых или более глубокое изучение старых знаний, умений и навыков

Развитие персонала – это совместная работа руководителя и подчиненного позволяющая подчиненному увеличивать свои компетенции и зоны ответственности;
Ротация персонала – как ни печально, но именно менеджер принимает решения кто будет в его команде, а кто нет. Ротация персонала — это не самая приятная функция менеджера, но необходимая;
Ресурсное обеспечение сотрудников. Для работы персоналу необходимы различные ресурсы, от канцелярии и рабочих мест, до базы клиентов и CRM. Обеспечивать персонал нужными ресурсами это задача непосредственного руководителя;
Поддержка деятельности подчиненных. Так же очень важная функция менеджера показывать подчиненному что он не один, что его работа важна, что руководитель интересуется успехами и достижениями. Руководитель должен быть не просто начальником, а прежде всего союзником и старшим товарищем;
Постоянное улучшение качество работы. При правильно настроенной системе менеджмента, качество работы будет постоянно возрастать и совершенствоваться. Для этого придуманы такие вещи как PDCA цикл. Постоянно анализируя полученные результаты и вводя изменения которые позволяют их изменить в лучшею сторону, руководитель способен добиться совершенства;
Координация действий между смежными службами. В крупных компаниях часто возникает проблема координации действий между отделами и сотрудниками. Иногда из-за отсутствия партнерских взаимоотношений наносится существенный урон бизнесу. Всегда есть точки пересечения интересов и важно уметь правильно выстроить коммуникации между отделами и сотрудниками. Это одно из задач менеджмента, так как рядовой исполнитель будет всегда «тянуть одеяло на себя».

3 типа руководителей

Принято разделять менеджеров на 3 типа, в зависимости от уровня их управления:

1. Менеджеры низшего звена – это руководители начального уровня (супервайзеры, старшие смены, бригадиры, старшие продавцы, администраторы), те кто управляет ежедневной деятельностью линейного персонала. Такие управленцы занимаются операционной деятельностью, то есть организовывают и контролируют работу начального персонала.
2. Менеджеры среднего звона – это те, кто управляет начальниками низшего звена и занимается координацией деятельность низших звеньев. В обязанность управленцев среднего звена входит среднесрочное планирование жизни отдела, подразделения, цеха, участка. Среднее звено является прокладкой между стратегами сверху и операционистами снизу. От того насколько эффективно внедряется стратегия, принятая сверху зависит успех организации.
3. Менеджмент высшего звена (ТОП менеджмент) – это уровень директоров и первых лиц компании. Данный тип управленцев отвечает за стратегическое управление компанией. От решений, принятых на верхнем уровне зависит деятельность компании на годы.

Офис-менеджер: суть профессии

Должность офис-менеджера включает в себя функции «правой руки» руководства компании и главного администратора. Человек, занимающий этот пост, относится к руководящему звену и обязан обеспечивать бесперебойную работу предприятия. Лица, желающие получить эту должность, должны ответственно подойти к своим должностным обязанностям, сконцентрировавшись на главных функциях работы компании. Как уже было сказано выше, офис-менеджер является своеобразным заместителем гендиректора, который занимается решением всех организационных вопросов. Это означает, что для зачисления претендента на вакансию в штат компании, руководству фирмы необходимо подготовить соответствующий акт. Право на принятие нового работника на эту должность имеется лишь у генерального директора.

Получить этот пост может только специалист, имеющий профессиональное среднее образование. Однако, многие компании желают видеть на этой должности специалистов, имеющих не только высшее образование, но и профессиональный опыт деятельности в данной сфере. Офис-менеджер является связывающим звеном между простыми работниками и руководством фирмы. В его обязанности входит полный контроль внутренней деятельности компании и организация различных мероприятий.

Что «скрывает» офис-менеджер?

Офис-менеджер – человек, без которого невозможно представить ни один крупный офис. Вопреки этому, мало кто знает, как много обязанностей у офис-менеджеров, кроме нахождения на ресепшене и ответов на многочисленные вопросы сотрудников компании. Мы поговорили с самым опытным офис-менеджером ISsoft Натальей Рачковой о ее работе.

Работа офис-менеджера – это работа, которую нельзя проспать. Поскольку в обязанности офис-менеджера входит наблюдение за порядком в офисе, он должен убедиться в этом до начала рабочего дня. Также офис-менеджеру приходится часто немного задерживаться после работы. В нашей компании работает три офис-менеджера, два – в офисе на улице Чапаева и одна сотрудница находится в офисе на улице Клары Цеткин.

Что входит в ваши обязанности?

В работу офис-менеджера входит не только встреча гостей и клиентов, но и другие менее интересные дела. Я работаю в компании уже более десяти лет, поэтому занимаюсь более ответственной работой. В мои обязанности входит ведение разных отчетов, подготовка документов для заказчиков, оформление командировок, украшение офиса к Новому году. И самая необычная для профессии обязанность – я веду одну из групп по английскому языку.

Когда я только пришла в ISsoft, компания насчитывала около восьмидесяти сотрудников. Тогда среди моих дел были встреча гостей, посетителей, кандидатов, распределение почты и звонков, заказ обедов, доставка воды, хозяйственных и канцелярских принадлежностей, порядок в офисе, помощь на мероприятиях офиса и его украшение.

Мы часто общаемся по работе со всеми сотрудниками, поэтому многих знаем по имени. Несколько лет назад я занималась кадрами, тогда я знала всех даже по отчеству. Конечно, это не входит в наши обязанности, но всем приятно, когда их запомнили по имени, да и ты знаешь с кем здороваешься.

Что нравится в работе больше всего?

Очень нравится раздавать бонусы сотрудникам: в честь Дня Рождения, свадьбы и рождения ребенка. Особенно приятно поздравлять тех, кто получает бонус впервые. Несмотря на доступность информации о бонусах, сотрудники почему-то об этом не помнят. Поэтому для новеньких бонус – частенько приятная неожиданность.

Один из приятных моментов – занятия по английскому языку с группой сотрудников. По образованию я переводчик английского языка, поэтому два занятия в неделю перед работой приносят мне много положительных эмоций. Еще в детстве я хотела преподавать английский, можно считать, что моя мечта сбылась в ISsoft.

Не менее интересно гулять с заказчиками по городу, ездить с ними на экскурсии и шопинг за сувенирами, когда их команда не может составить им компанию.

Как получилось, что вы стали вести группу по английскому?

Десять лет назад в компании тоже были курсы английского. И когда уволилась одна преподавательница, я предложила свою кандидатуру. Вот уже десять лет у меня самые лучшие студенты.

Почему бы не работать переводчиком или вести курсы в частной английской школе?

По образованию я не преподаватель, а переводчик. Я люблю английский язык, провела много времени в английской семье в Великобритании, именно поэтому мне не хочется терять знания и мой знаменитый британский акцент. Но делать из этого рутину и думать о том, что нужно готовиться к парам и вести занятия пять дней в неделю я не хочу. А график, по которому я преподаю в компании, позволяет делиться знаниями и не ставить такую работу на поток.

Есть ли какие-то традиции, которые хотелось бы «привезти» из Великобритании в нашу культуру?

Да, пожалуй, это были бы открытки-благодарности. Их принято дарить после мероприятий, посещения друзей и праздников в их кругу. Небольшие открытки с парой строк, выражающих признательность хозяину вечеринки.

За десять лет работы что-то изменилось?

Ощущения, наверное, те же. Всегда нравилось и нравится работать. С ходом времени обязанности менялись, стали серьезнее, поэтому я чувствую свою значимость. Все происходит довольно последовательно, ведь логично, когда новые сотрудники занимаются более простыми, но тоже важными обязанностями.

С какими сложностями сталкиваетесь?

Постоянных сложностей нет. Как и у всех, у нас бывают авралы, например, когда непредсказуемо большое количество сотрудников едет в командировку. Приходится просто отложить все дела, собраться и заняться этой задачей. Иногда случается такое, когда нет второстепенных задач, а все надо сделать в один момент: ты хватаешься за одно, потом надо решить другое и так далее. Сложнее всего – середина и конец месяца, когда всем нужно заполнить Intacct, а нам проверить правильно ли все внесено.

Порядок утверждения должностной инструкции

Должностная инструкция может быть утверждена как самостоятельный кадровый документ либо быть приложением к трудовому договору. Должностные инструкции, как правило, не составляются персонально для каждого сотрудника, а разрабатываются для определенной должности (письмо Роструда № 3042-6-0 от 09.08.2007).

При приеме нового сотрудника на должность офис-менеджера специалист, отвечающий за кадровый учет в организации, распечатывает два экземпляра соответствующей инструкции (в них проставляется Ф.И.О. нового сотрудника). Один из них передается работнику (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6), а второй остается в его личном деле (на этом экземпляре должна стоять роспись сотрудника об ознакомлении с документом).

Возможны и другие варианты фиксации факта ознакомления сотрудника с инструкцией:

• соответствующая запись об ознакомлении делается в трудовом договоре;
• отметка об ознакомлении ставится на отдельном листе, который подшивается к утвержденному бланку должностной инструкции;
• делается запись в специальном журнале об ознакомлении с должностной инструкцией (локальным актом организации).

Инструкция офис-менеджера разрабатывается кадровой службой предприятия и утверждается директором. Подписывается инструкция тем лицом, которое ее составило. Форма инструкции не утверждена, но при ее составлении рекомендовано придерживаться:

• требований к структуре и содержанию документа, отраженных в приложении к постановлению Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37;
• стандартов, предусмотренных ГОСТ Р 7.0.97-2016..

Все должностные инструкции обычно регистрируются в специальном журнале. Подробнее о порядке ведения такого регистра вы узнаете из нашей статьи «Журнал регистрации должностных инструкций — образец».

При наличии такой практики на предприятии перед передачей инструкции на утверждение директору она может быть завизирована рядом служб, например юридической. В соответствии с п. 5.21 ГОСТ Р 7.0.97-2016 виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), а также дату визирования. Виза располагается на обратной стороне последнего листа инструкции.

Для утверждения инструкции может издаваться соответствующий приказ, однако на практике руководитель ограничивается подписью под грифом «Утверждаю» с указанием наименования должности, подписи, инициалов, фамилии утверждающего лица и даты утверждения (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016 ). Именно с этой даты должностная инструкция вступает в действие.

Какими правами обладает офис-менеджер

Офис-менеджер наделяется определенным объемом прав. Частью этих прав обладают все сотрудники организации, но есть и специфические права, которые используются сугубо на этой должности. Чтобы сотрудник знал, какими правами он может воспользоваться, они отображаются в должностной инструкции.

Подпишитесь на рассылку

Так, офис-менеджер наделен правом требования от других сотрудников доработки определенных документов, например отчетов о командировках. Если офис-менеджер ведет прием клиентов, то он наделяется правом принимать решение о приеме незапланированных посетителей (т. е. без предварительной записи)

Но при этом он должен уметь правильно оценивать важность такого визита, а также возможный вред от задержки решения отдельных вопросов, вызванной отказом посетителю во встрече с сотрудником или руководством компании

Плюсы и минусы профессии

Плюсы:

1. Не возникают сложности с трудоустройством.
2. Работа секретаря — лучший выбор для студентов и выпускников, которые хотят получить опыт и запись в трудовой книге.
3. Опытные специалисты в этой сфере получают высокую заработную плату.
4. Работа несложная и достаточно интересная.

Минусы:

1. Неопытный человек будет получать минимальную заработную плату.
2. Высокая ответственность и много обязанностей.
3. Начальство и коллектив часто винят секретаря во всех неприятностях, которые случаются во время рабочего процесса.
4. Руководители могут загружать сотрудника личными просьбами. Поэтому специалист должен успевать выполнять основную работу и задания начальника, что не всегда легко.

Должностная инструкция офис-менеджера: источники требований для персонализованного документа

При составлении персональной должностной инструкции для любой должности учитывайте, что:

• документ должен сохранить общепринятую типовую форму;
• инструкция должна быть компактной и отражать общие функциональные обязанности сотрудника, но с достаточной детализацией, чтобы можно было определить точный характер функций;
• должностные функции также связываются с другими внутренними документами компании, где могут быть конкретизированы более подробно.

Учетная политика разрабатывается отдельно, менеджерским и бухгалтерским персоналом, согласовывается с учредителями. Участие кадрового менеджера в разработке этого документа официального внутреннего учета опосредовано. При этом при разработке корпоративной политики кадровый отдел является основным исполнителем, источником требований, так как обязан урегулировать все коммуникации между сотрудниками, а также описать функции для достижения эффективных условий работы.

Функции офис-менеджера связаны напрямую с корпоративной этикой и политикой, потребностями в организации работы руководителей, рабочими связями между персоналом. По этой причине описание должностных обязанностей офис-менеджера является прерогативой кадрового менеджера, который должен учесть весь объем коммуникаций, который потребуется отслеживать сотруднику.

Документы-источники

Источником требований и функций для должности офис менеджера может быть ряд внутренних документов, на которые можно сослаться в инструкции, чтобы обеспечить компактное изложение:

Учетная политика компании – это бухгалтерский документ, заверяемый в форме приказа руководителя. Он фиксирует особенности хозяйственного учета, в который, как известно, входит хозяйственный и оперативный учет. Хозяйственный учет, в свою очередь, делится на бухгалтерский и управленческий учет.

Учетная политика является внутренним документом, синхронизирующим процессы учета и опирающаяся на корпоративные правила и общие требования к учету. Она конкретизирует и формализует все формы учета, но отличается по характеру от внутрикорпоративного документа корпоративной политики.

• Корпоративная политика – это документ, определяющий правила деловых взаимоотношений на фирме, они могут носить этический или функциональный характер. Подпись директора формальна, в основном такие документы утверждаются на заседании учредителей, но это не является обязательным требованием, как с Учетной политикой. Корпоративные документы могут быть просто внедрены и не заверяться.
• Правила техник безопасности – документ, редко применяемый к должности офис-менеджера, регламентирует поведение сотрудника по отношению к технической безопасности.
• Трудовой кодекс РФ (КЗоТ) – свод актов и правил, которым не должны противоречить любые внутренние документы.
• Гражданский кодекс – еще один свод правил, соблюдение которых должно отслеживаться во всех внутренних документах компании.

Юридическая подоплека

Обратите внимание, что компания не может описать требования к сотруднику, нарушающие нормы Трудового и Гражданского кодекса, который определяет законное поведение частных лиц. Кроме того, несоответствие должностной инструкции законным нормам может повлечь обоснованные претензии сотрудника и судебную компенсацию морального ущерба, а также крупное выходное пособие в случае увольнения

Стоит отметить, что должность офис-менеджера предполагает знание многих внутренних нюансов, без которых не существует ни одна компания. По этой причине нужно придавать особое значение не только организации офисных процессов, которые помогут избежать возможных законодательных нарушений в работе, но и организуют эффективную работу всех участников.

Это справедливо не только для офис-менеджера, но и всего офисного персонала, которым он управляет. Работники офиса могут быть свидетелями разных ситуаций, поэтому в организациях, чтобы исключить как негативные проявления, так и участие в них незаинтересованных лиц, следует тщательно прорабатывать должностные инструкции.

Комфортное рабочее место

Лучше всего дать каждому сотруднику возможность адаптировать рабочее место именно под себя. Для этого компания может приобрести столы с регулируемой высотой и фит-болы, сидя на которых удобно трудиться

Еще очень важно наличие растений

Для озеленения можно использовать стены из живых растений со специальной системой подведения воды, которые называют гидропонными.

«Живые» стены офиса «Яндекс»

«Ожившие» стены офиса ECommPay

У нас за состоянием растений следит команда флористов, которые, помимо всего прочего, могут украсить рабочий стол сотрудника комнатным растением. Специалисту компании нужно просто об этом попросить.